Themadossiers: grip op informatie en inzicht in besluitvorming

Een centraal platform voor iedereen: van raadslid tot inwoner

De module Themadossiers biedt de oplossing voor bovenstaande vragen. Met deze module breng je structuur aan in een wirwar van informatie en creëer je een centraal platform waarin alle relevante stukken rondom een specifiek thema overzichtelijk worden gebundeld. Hierdoor kunnen gebruikers zich snel en efficiënt inlezen, verbanden leggen en ontwikkelingen beter volgen. Themadossiers maken het mogelijk om binnen één platform alle relevante stukken – van beleidsstukken en moties tot inspraakreacties en verslagen – te bundelen en te ordenen. Hierdoor ontstaat een helder en compleet overzicht van een onderwerp of thema. Besluitvorming is immers niet rechtlijnig: dat is juist een netwerk aan informatie, evenementen en beslismomenten.

Met Themadossiers geef je lezers wat ertoe doet. Je biedt overzicht, grip en transparantie binnen de enorme hoeveelheid beschikbare informatie. Zo zorgen we er samen voor dat iedereen, van raadslid tot inwoner, goed geïnformeerd is en betere beslissingen kan nemen. Daarnaast wordt er door themadossiers te bouwen een collectief geheugen vastgelegd waar op ieder moment het geheugen mee opgefrist kan worden of waarmee nieuwe raadsleden, wethouders of ambtenaren zich kunnen inlezen.  

Themadossiers als verbindende schakel in Politiek Portaal

Met een themadossier kan je burgers, raadsleden en andere geïnteresseerden snel een overzicht te geven van alle informatie over een onderwerp. De al beschikbare informatie binnen het systeem, zoals vergaderingen, agendapunten en documenten, wordt binnen een themadossier op één overzichtelijke pagina met tijdlijn gepresenteerd. Zo hebben lezer alle relevantie informatie over een onderwerp direct voorhanden. Zo kunnen lezers binnen afzienbare tijd zich inlezen op een onderwerp.

Ieder themadossier kan flexibel worden opgesteld door de gewenste blokken toe te voegen en in volgorde te veranderen. Er is keuze uit tekst met eventueel afbeelding, een tijdlijn en gekoppelde documenten. De zichtbaarheid van de items op de tijdlijn en de gekoppelde documenten wordt bepaald aan de hand van de vertrouwelijkheid die daarop rust. Zo ben je er altijd van verzekerd dat vertrouwelijke of geheime items ook binnen een themadossier alleen toegankelijk zijn voor gebruikers met de juiste rechten.

Per onderdeel/blok binnen een themadossier kan ook worden aangegeven wie de informatie mag lezen, zo ben je vrij om wat extra informatie te presenteren aan ingelogde gebruikers binnen de organisatie.  

De module kan samen met andere modules in politiek portaal een volledig beeld geven van wat er binnen de organisatie speelt. Voorbeelden zijn:  

• Dossiermodule voor het verrijken met informatie van buitenaf

• Politiek portret voor informatie over kennishouders

• Informatieve artikelen voor inzicht in hoe de (lokale) overheid werkt door naar basisinformatie te refereren

• Lange termijn agenda voor een breder perspectief van welke dossiers er allemaal binnen een organisatie spelen

• Relevante evenementen in het verleden en de toekomst worden weergegeven en ondersteunen de tijdlijn.

• Gekoppelde documenten leveren gerichte en gemakkelijkere verdieping in het onderwerp op.

De kracht van Themadossiers op een rij

‍Overzicht behouden in een informatie-overload – In plaats van honderden losse documenten, biedt de module een logisch gestructureerd dossier per thema.

• Snel informatie vinden – Gebruikers hoeven niet meer eindeloos te zoeken in archieven of meerdere bronnen te combineren.

• Verbeterde voorbereiding – Raadsleden en ambtenaren kunnen zich efficiënter en vollediger voorbereiden op vergaderingen en besluitvorming.

• Betere burgerparticipatie – Inwoners kunnen makkelijker inzicht krijgen in relevante informatie en ontwikkelingen binnen hun gemeente.

• Duidelijke samenhang tussen documenten – Informatie wordt niet alleen op datum geordend, maar ook thematisch en contextueel verbonden.

• Collectief geheugen vastleggen – Belangrijke inzichten en besluiten blijven bewaard en toegankelijk, ook als personen wisselen binnen een organisatie.

• Gepersonaliseerde toegang tot informatie – Afhankelijk van de rechtenstructuur zien gebruikers precies de informatie die voor hen relevant is.

• Integratie met andere modules – Themadossiers sluiten naadloos aan op bijvoorbeeld de Lange Termijn Agenda en Politiek Portret, zodat alles in context bekeken kan worden.

Tijdens het co-creatieproces hebben we veel waardevolle inzichten verzameld. Onze klanten gaven aan dat themadossiers een grote meerwaarde bieden voor zowel raadsleden als inwoners. Maar wat maakt deze module nu zo prettig? Hieronder volgen de belangrijkste punten die zij noemden:

Co-creatie ervaringen van klanten

Wij vinden het belangrijk om klanten te betrekken bij de ontwikkeling van onze producten. Zij zijn immers de gebruikers van het product. Tijdens co-creatie trajecten delen we onze visie over de producten met klanten en bespreken we samen de mogelijkheden van het systeem. Het biedt de mogelijkheid voor klanten om direct invloed uit te oefenen op de producten die wij creëren. Samen met andere klanten discussiëren over processen, inrichting van het systeem en belangrijke leerpunten is ook waardevol in onze ogen. Ook Themadossiers hebben we samen met klanten vormgegeven, ontwikkeld en getest.

De input van onze co-creatie klanten; gemeente Alphen-Chaam, gemeente Altena, gemeente Baarn, gemeente Den Haag, gemeente Midden-Groningen, gemeente Oosterhout, gemeente Veenendaal en provincie Overijssel heeft geleid tot een module die niet alleen voldoet aan de behoeften van griffies en raadsleden, maar ook de informatievoorziening richting inwoners verbetert. We hebben ze gevraagd naar hun ervaringen, ze waren het over verschillende dingen eens:

Grote behoefte aan themadossiers
Alle gemeenten geven aan dat het bundelen van informatie over langlopende en complexe thema’s op één centrale plek een grote meerwaarde biedt. Zowel raadsleden als inwoners kunnen hierdoor makkelijker en sneller informatie vinden.

Verbeterde toegankelijkheid en transparantie
Men ziet themadossiers als een manier om inwoners beter te informeren en processen inzichtelijker te maken. Dit vermindert frustratie bij het zoeken naar documenten en helpt raadsleden in hun besluitvorming.

Waardevolle deelname aan de co-creatie.
Ieder van hen heeft de co-creatie groep als positief ervaren. Ze vinden het prettig om mee te denken en geven aan dat ze goed op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen.

Praktische inzet voor langlopende dossiers
Gemeenten willen themadossiers vooral inzetten voor complexe en langdurige onderwerpen, zoals woningbouw, recreatieparken of andere beleidsmatige dossiers.

Door alle relevante brieven, voorstellen en vragen op één centrale plek aan te bieden, wordt de informatie beter vindbaar.
David Vos, raads- en communicatieadviseur gemeente Midden-Groningen

‍

Bekijk Themadossiers in de praktijk

WIl je weten hoe themadossiers er in de praktijk uit kan komen te zien? Voor een vollediger beeld van de module kan je onze fictieve gemeente Bergveld hier bekijken.

‍

Samen verder bouwen aan transparante besluitvorming

De ontwikkeling van themadossiers laat zien hoe waardevol co-creatie is. Door samen met gemeenten en provincies te werken, creëren we producten die écht aansluiten op de praktijk. We blijven themadossiers en andere modules verder ontwikkelen op basis van gebruikerservaringen en nieuwe behoeften.

Heb jij ideeën of wil je meer weten?
We denken graag met je mee over hoe themadossiers jouw organisatie kunnen ondersteunen. Enthousiast geworden over deze module? Neem dan contact op met je accountmanager of met Product Owner Loes Uijtdehaag

‍