Wat je als griffie moet weten over de Wet open overheid

Wat is de Wet open overheid?

De Woo vervangt de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en legt de nadruk op actieve openbaarmaking van informatie door overheidsorganisaties. Dit betekent dat informatie niet alleen op verzoek beschikbaar moet zijn, maar ook proactief gepubliceerd moet worden. Deze wet is van toepassing op alle gemeenten, provincies en waterschappen.

‍

Welke informatie moet (wanneer) openbaar gemaakt worden?

De Woo benoemt 17 categorieën van informatie die overheden verplicht openbaar moeten maken. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Vergaderstukken van decentrale overheden
• Agenda's en besluitenlijsten bestuurscolleges
• Ingekomen stukken
• Jaarplannen en jaarverslagen
• Woo-verzoeken en -besluiten

De volledige lijst en de specifieke verplichtingen worden stapsgewijs ingevoerd, met deadlines die per Koninklijk Besluit worden vastgesteld. 10 juni 2024 is bekend gemaakt dat per 1 november 2024 de eerste vijf informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt. De concept planning voor de overige informatiecategorieën voor het Rijk is op 25 juni 2024 in een brief vanuit de Staatssecretaris gepubliceerd. Voor overige bestuursorganen kan de planning afwijken. De verwachting was dat er in oktober 2024 meer duidelijkheid kwam. Tot op heden is hier echter nog geen officiële communicatie over geweest.

*Voor de Rijksoverheid is aangegeven dat de informatiecategorieën uit de tweede tranche vanaf medio 2025 actief openbaar gemaakt zullen worden. De openbaarmaking van de derde tranche staat gepland voor de tweede helft van 2025, en de vierde tranche volgt in 2026.

Het is op dit moment nog niet bekend wanneer de verplichting tot actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën uit de tweede tot en met de vierde tranche voor andere bestuursorganen, zoals gemeenten, zal ingaan. Nadere besluitvorming hierover wordt verwacht na afronding van de uitvoeringstoetsen en technische analyses.

‍

‍

Wat betekent dit voor jou?

• Inspanningsverplichting: De Woo verplicht overheden zich inspannen om zoveel mogelijk informatie openbaar te maken, ook als deze niet onder de 17 verplichte categorieën valt.
• Actieve openbaarmaking: De Woo vereist dat overheidsinformatie (in de meeste gevallen) binnen twee weken na vaststelling of ontvangst openbaar wordt gemaakt. Deze informatie moet digitaal vindbaar zijn via de Woo-index. De index maakt documenten doorzoekbaar en zorgt voor de vindbaarheid van de informatie.
• Woo-verzoeken: Is de informatie nog niet openbaar gemaakt? Dan kunnen burgers een Woo-verzoek doen. In de wet is geregeld dat de opgevraagde informatie binnen vier weken (+ twee weken verlenging) per e-mail of post door de aanvragen moet worden ontvangen.

‍

Hoe kun je nu voldoen aan de Woo?

• Actieve openbaarmaking via Politiek Portaal: Veel gemeenten maken al gebruik van het NotuBiz Politiek Portaal om informatie zoals ingekomen stukken en vergaderstukken openbaar te maken. Dit helpt om aan de inspanningsverplichting van de Woo te voldoen.
• Actieve openbaarmaking via de Woo-index: Informatie die actief openbaar gemaakt moet worden, moet digitaal vindbaar zijn via de Woo-index (www.organisaties.overheid.nl/woo). Overheden kunnen documenten openbaar maken door deze eerst op een eigen website, zoals Politiek Portaal, te publiceren. Vervolgens vermelden ze de URL van de internetlocatie in de Woo-index.

‍

Hoe blijf je in de toekomst voldoen aan de Woo?

De actieve openbaarmakingsverplichting van de 17 informatiecategorieën wordt de komende jaren gefaseerd, per categorie, ingevoerd. 1 november 2024 zijn de eerste vijf categorieën verplicht gesteld. Vanaf dat moment moeten deze vijf documenttypes doorzoekbaar beschikbaar zijn binnen de Woo-index.

Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft vanuit BZK de opdracht gekregen om de Woo-index en de zoekfunctie te realiseren. Op de Woo-index kunnen overheden sinds 2023 al handmatig aansluiten. Momenteel wordt er nog gewerkt aan een automatische aansluiting, waarbij de informatiecategorieën bij publicatie direct ook beschikbaar en doorzoekbaar zijn binnen de Woo-index. Daarvoor werken KOOP en de Vereniging van Gemeenten (VNG) voor raadsinformatie en stateninformatie aan de volgende aansluitingen:

1. Woo-harvester: Deze tool haalt documenten (als PDF) bij overheden via sitemaps op en verwerkt deze in de zoekindex. De harvester reikt verder dan de categorieën die raadsinformatie betreffen;
2. ORI-API (2.0): Via een API kunnen gegevens tussen systemen eenvoudig worden uitgewisseld. Met de openraadsinformatie-API kan specifiek raadsinformatie (in elke vorm) worden opgehaald en verwerkt in de zoekindex. De ORI-API reikt in toepassing verder dan de Woo-index.

Voor de Woo-harvester is in de zomer van 2024 een tweede referentie implementatie geweest, waaraan NotuBiz als raadsinformatiesysteem mee heeft gedaan samen met gemeente Epe en de OpenWOO.app. Voor de ORI-API loopt er dit jaar naar waarschijnlijkheid een eerste referentie implementatie, waarbij gekeken wordt wat de eerste stappen voor de ontwikkeling van deze API zijn. Ook hier zijn wij als NotuBiz bij aangesloten.

Door aangesloten te blijven bij deze trajecten, zorgen we ervoor dat we volledig op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en onze klanten te allen tijde kunnen informeren over verplichtingen en mogelijkheden.

‍

Wat kan NotuBiz voor je betekenen?

• Advies over de Woo: De afgelopen tijd hebben we veel kennis opgedaan over de Woo. We zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en onze Woo-adviseur en consultants kunnen je van het juiste advies voorzien over het voldoen aan de verplichtingen van de wet. We helpen je graag om meer inzicht te krijgen en kijken met je mee naar de inrichting van de metadata bij de informatiecategorieën, zodat jij jouw data op de juiste manier kan publiceren binnen de Woo-index.
• Woo-Quickscan: Wil je een analyse van hoe de informatiecategorieën momenteel in het informatiesysteem staan en hoe dit zich verhoudt tot de eisen vanuit de Woo? Dan kunnen onze consultants een quickscan uitvoeren en ontvang je een op maat gemaakt adviesrapport met aanbevelingen om aan de Woo te voldoen, nu maar ook in de toekomst. Neem voor meer informatie contact op met onze professional services manager Inaas Ellithy.
• Koppeling richting de Woo-index: Samen met onze partner OpenWOO.app leveren wij een koppeling die publicatie van de informatiecategorieën richting de Woo-index mogelijk maakt.

‍

Conclusie

De Wet open overheid vraagt om een actieve benadering van transparantie en informatiebeheer. Door gebruik te maken van bestaande tools zoals het Politiek Portaal en nieuwe oplossingen zoals de OpenWOO.app kun je als griffier voldoen aan de eisen van de Woo. Heb je vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met onze innovatiemanager Savannah Heijtmeijer.