Inspiratie uit Alphen-Chaam: samenwerking en innovatie in de lokale politiek

Hoe zien jouw werkzaamheden eruit?

Ik zorg ervoor dat de Raad optimaal wordt ondersteund en houd scherp in de gaten wat er speelt en nodig is. Samen met mijn collega Elly kijken we continu hoe we de Raad kunnen helpen hun werk beter te doen en zich meer te profileren. Daarnaast denken we na over het stroomlijnen van processen en zorgen we voor afstemming met de organisatie, bijvoorbeeld over het moment waarop de Raad betrokken wordt.

Mijn dagen en werkzaamheden zijn gevarieerd: het voorbereiden van vergaderingen, vergaderingen bijwonen en het organiseren van bijeenkomsten en activiteiten, zoals de bedrijvenexcursie en de barbecue bij de burgemeester. Ik probeer het aantal avondvergaderingen te beperken tot maximaal twee per week, al zijn het er soms drie of vier.

Daarnaast wordt door het presidium gekeken welke raadsvoorstellen op de agenda komen en welke onderwerpen er aan de orde komen tijdens raadsinfomatieavonden.

Merk je veel regionale verschillen in zichtbaarheid van de lokale politiek?

Ik zie het zeker en het heeft naar mijn idee vooral te maken met de grootte van de griffie. Wij doen wat we kunnen maar met anderhalve FTE is het wel lastig. Aan de andere kant heb je dan bijvoorbeeld gemeente Breda of Tilburg met een veel grotere griffie, zodat zij mooie dingen kunnen organiseren voor de gemeenteraad en inwoners. Dat zorgt voor een zichtbaar verschil. Ik merk wel dat mensen hier de raadsleden veel meer weten te vinden. Op straat, inde supermarkt, of gewoon via de telefoon; het leeft hier meer.

Wat doen jullie zoal om de zichtbaarheid van de lokale politiek te vergroten?

We hebben een digitale inwonersbrief waar mensen zich op kunnen abonneren. Daarin blikken we terug op de besluiten die de Raad heeft genomen, kijken we vooruit naar de agenda van de volgende raadsvergadering en stellen we bijvoorbeeld een raadslid of burgerlid voor. We laten ook zien wat raadsleden doen om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen. We maken de nieuwsbrief visueel aantrekkelijk. Niet alleen met tekst, maar ook met foto’s van bijeenkomsten en activiteiten. We kondigen elke versie via het plaatselijke weekblad en Facebook aan.

Daarnaast zien we dat veel inwoners de vergaderingen online volgen. Hoewel de kijkcijfers soms fluctueren, hebben we vaak meer dan 100kijkers per vergadering – veel meer dan er fysiek in de raadszaal zouden zitten. Het is een mooie manier om inwoners te betrekken bij wat er speelt inde lokale politiek.

Op welke manieren geef jij invulling aan interne communicatie en regionale samenwerkingen?

In mijn vorige functie, als raadsadviseur en plaatsvervangend griffier, had ik meer rechtstreeks contact met mijn collega’s, omdat we allemaal in hetzelfde gemeentehuis werkten. Nu zitten de ambtenarenverspreid over twee kantoren.  Dat maakte het contact met collega’s eenvoudiger. Ik verspreidde bijvoorbeeld wekelijks een griffiebericht en liep rond om mensen een gezicht te geven bij de griffie. Dat zorgde voor een natuurlijke binding en laagdrempelig contact. Hier is dat lastiger, omdat we niet allemaal in één gemeentehuis zitten en de binding met de ambtelijke organisatie meer inspanning vergt. We gebruiken wel ook een wekelijks griffiebericht dat elke vrijdag naar de raad, het MT, het college en het bestuurssecretariaat gaat. Sommigen weten ons goed te vinden, maar anderen –zeker als ze niet uit de gemeente komen – worstelen af en toe met hoe processenwerken en hoe ze de Raad kunnen benaderen.
Ik neem verder deel in twee griffierskringen: Hart van Brabant en West-Brabant. In deze netwerken wisselen we continu kennis en ervaringen uit via appgroepen en tijdens vergaderingen. Het is ontzettend leerzaam om te horen hoe anderendingen aanpakken en welke uitdagingen zij tegenkomen. Soms deel je handige documenten of ideeën, wat veel tijd scheelt omdat je het wiel niet helemaal opnieuw hoeft uit te vinden. Je kunt het aanpassen aan je eigen situatie en toepassen waar nodig.

Binnen de ABG-gemeenten heb ik ook regelmatig contact met de griffiecollega’s.
Hoewel het niet dagelijks is, komen we geregeld samen om zaken te bespreken die in de drie gemeenten aan de orde komen en bekijken we hoe we knelpunten kunnenaanpakken. Sommige punten bespreken we ook in ons overleg met de gemeentesecretarissen. Daarnaast kijken we vooruit naar de vergaderingen: wat komt er op de agenda, wat heeft prioriteit en hoe kunnen we dit goed afstemmen met de Raad? Een belangrijk instrument hiervoor is de Lange Termijn Agenda. Het bijhouden daarvan blijft een uitdaging, maar het is cruciaal om overzicht te houden en ervoor te zorgen dat de Raad zich tijdig kan voorbereiden op wat er speelt. Door regelmatig hierover te overleggen en samen te werken, proberen we dit proces steeds verder te verbeteren.
Wij willen bijvoorbeeld graag opgenomen worden in het onboarding-programma voornieuwe medewerkers. Dan kunnen wij ons voorstellen en een korte presentatiegeven over wat we precies doen.

Tegenover Jolanda zit haar collega Elly, zij representeert de gemeente in de co-creatiegroep voor de module "Themadossiers”. Ze denkt mee met de ontwikkeling en stopt extra tijd in het testen van de nieuwefunctionaliteiten.

Wat is jouw ervaring met de co-creatie van de module "Themadossiers”?

Elly: De mogelijkheid om hierin te stappen kwam op het juiste moment. Ik was net werkzaam bij de griffie en miste een ‘verzamelpunt’ van stukken over een bepaald dossier/thema. Toen het aanbod voor co-creëren van NotuBiz kwam, hoefden we niet lang na te denken. Hiermee staan we als gebruiker zelf aan het roer als het gaat om het inrichten van de module. Natuurlijk moeten we zoeken naar iets wat voor alle gebruikers werkbaar is waardoor de ontwikkeling misschien ook wat langer duurt. Maar ik waardeer de manier waarop jullie die balans zoeken. Het is een goede aanpak! Onlangs heeft Loes (product owner red.) een ochtend geholpen met testen, wat ontzettend fijn was. Als ik zelf moet testen, ben ik vaak veel tijd kwijt aan uitzoeken hoe iets werkt. Loes weet precies de stappen en maakt het testen efficiënter. Kortom: de lijntjes zijn kort en we werkenprettig samen.

Jolanda: Dat gevoel deel ik helemaal. De lijnen zijn kort en met mijn ervaring met NotuBiz sinds 2006 weet ik inmiddels precies hoe ik snel contact moet leggen via het klantportaal of telefonisch. Negentig procent van de tijd wordt een vraag of probleem direct opgepakt. Dat is ontzettend prettig.

Elly: Wat ik ook belangrijk vind, is de samenwerking tussen gemeenten en de betrokkenheid van gebruikers bij het ontwikkelen van bijvoorbeeld Themadossiers. Wij weten als griffie waar raadsleden behoefte aanhebben en waar ze tegenaan lopen. Die wisselwerking tussen gebruikers en ontwikkelaars is essentieel. Techneuten kijken nu eenmaal anders naar een programma dan gebruikers. Meestal kopen we als gemeente een programma en heb je je als organisatie aan te passen aan het nieuwe programma. Het is erg fijn dat het nu een beetje omgekeerd is. We kunnen nu de focus leggen op de toegevoegde waarde van de module. Voor ons is dat het op 1 plek hebben van relevante stukken binnen een bepaald thema/onderwerp/dossier. Dit is handig voor (nieuwe)raadsleden, maar ook voor inwoners die op de hoogte gehouden willen worden van de stand van zaken van bepaalde onderwerpen. Zij hoeven niet te zoeken naar documenten, maar hebben alles in één dossier bij de hand. We kunnen het ook gebruiken om inwoners op de hoogte te houden van de stand van zaken door de begeleidende tekst actueel te houden.