Succesvolle implementatie bij provincie Gelderland: in gesprek met het projectteam

Hoe hebben jullie de implementatie van het SIS/BIS ervaren?

Yvonne begint het gesprek: "Het overzetten van evenementen vanuit de oude leverancier, de migratie, verliep vrij soepel. De implementatie van Single Sign-On (SSO) was een uitdaging, al hebben we de nodige ondersteuning ontvangen vanuit NotuBiz. Over het algemeen zijn we tevreden met het verloop van de implementatie op onze afdeling."

Peter voegt eraan toe: "Architectuursessies hebben ons geholpen om te beslissen hoe de inrichting van het systeem moest zijn en hoe we de modules wilden inrichten. De migratie van data vanuit het oude systeem naar het nieuwe SIS/BIS is handmatig uitgevoerd, wat ook enige capaciteit van de griffie vroeg qua uitleg en ondersteuning en controle van bestanden. Ondanks een bemensingsuitdaging aan beide kanten in de zomerperiode, verliep de inrichting van de modules soepel, met geleidelijke aanpassingen en verdere verbeteringen in de samenwerking met NotuBiz."

Peter vervolgt: "Half oktober hadden we de livegang. Dat was best spannend. Tijdens de migratie, en de controle ervan, kostten de laatste puntjes op de ‘i’ best wat tijd en energie, maar de basis draait nu goed. NotuBiz heeft workshops georganiseerd, wat enorm nuttig was. Deze geven we nu namelijk ook zelf. Nu gaan we verder kijken naar de uitbereidingen, naar Record Management, de Lange Termijn Agenda en technische vragen. We zijn er nog niet, maar het grootste gedeelte staat.  

Karin benadrukt het belang van de samenwerking: "In elk project zijn er uitdagingen, zeker als de invoeringstijd kort is en er meerdere nieuwe mensen bij het proces betrokken zijn. Toch is de samenwerking zowel intern als met NotuBiz, altijd goed geweest. We zijn er samen goed uitgekomen door elkaar op te zoeken, praktische keuzes te maken en te focussen op het te bereiken resultaat. Met duidelijke afspraken, strakke deadlines en de wens om het project af te ronden voordat het contract met de oude leverancier afliep, hebben we er gezamenlijk veel tijd en energie in gestoken om het op tijd te realiseren."

Audrey geeft aan: "We zijn in januari 2023 gestart met het project en de voorbereidingen voor de Europese aanbesteding, waarbij NotuBiz in juni als winnaar uit de bus kwam. Eind juni tot 16 oktober markeerde onze implementatieruimte. Tijdens de projectuitvoering kregen we onder andere te maken met Provinciale Staten verkiezingen, het introductieprogramma van Statenleden en het zomerreces. We hadden echt een strakke planning en veelveranderingen, maar we hebben het toch voor elkaar gekregen. We kozen voor een integrale oplossing voor zowel Provinciale Staten als Gedeputeerde Staten. Hoewel sommige provincies, zoals Overijssel, ervoor kiezen om dit gescheiden te houden, geloven wij dat een integrale aanpak gunstig is. De keuze bleek positief, en we waardeerden de betrokkenheid van onze klankbordgroep, bestaande uit een Gedeputeerde, Statenleden en een fractievolger”

Mitchell, als Statenadviseur, deelt zijn ervaringen: “Bij de inrichting van het systeem verliep alles soepel, maar ik merkte dat het controleren van de migratie bestanden een uitdagende klus was in een drukke periode. Er zijn verbeterpunten voor het organiseren van zo’n grote migratie, zoals heldere afspraken vooraf over wie wat controleert, maar over de inrichting ben ik zeer enthousiast.”

Zijn de doelstellingen en het beoogde resultaat van de aanbesteding behaald?

Karin bevestigt het succes: “We wilden op 1 november overgaan naar de nieuwe leverancier, en dat hebben we gehaald. Als we kijken naar onze doelstellingen bij de aanbesteding en de implementatietijd, kunnen we kort zijn: ja!”

De implementatie had een vrij strakke planning, met daarbij ook de nodige uitdagingen zoals de zomervakantie. Hoe hielden jullie grip op de planning en voortgang van het project? Heb je tips voor andere organisaties?

Op de vraag over het behouden van grip op de strakke planning, geeft Karin inzicht: “We hadden een bijzondere periode met veel nieuwe mensen, de zomervakantie en beperkte overdrachtsmogelijkheden. Onze succesfactor was het behouden van korte lijnen, tweemaal per week overleg en constante bezetting. We maakten het project intern tot prioriteit, maar adviseren andere organisaties om, indien mogelijk, wat meer tijd te nemen.”

Audrey voegt eraan toe: “Een ervaren functioneel beheerder of informatiemanager is cruciaal. Dit vergemakkelijkt het schakelen, vooral aan het begin van het traject.”

Yvonne zegt: “Weten wat je wilt, is essentieel.”

Karin geeft aan: “Absoluut, we hebben samen ook veel tijd besteed aan de uitvraag voor de aanbesteding. We hebben opnieuw gekeken naar de eisen en wensen voor het systeem, wat we wel en niet willen en vooral waarom dat zo is. We hebben de uitvraag getoetst en aangescherpt met de hele projectgroep, dat heeft in dit traject enorm geholpen!”

Jullie hebben gebruik gemaakt van een klankbordgroep, waarom wilden jullie hen betrekken binnen het traject?

Yvonne start: “Het had vooral te maken met de overstap naar een nieuwe leverancier. We vonden het belangrijk om de klankbordgroep erbij te betrekken, voor commitment voor het project en het proces, zodat ze konden meekijken en hun wensen voor het nieuwe systeem konden aangeven en toetsen, zoals goed vindbare informatie. We wilden breed draagvlak creëren voor de overstap naar het nieuwe systeem.”

Audrey geeft aan: “De klankbordgroep, met vertegenwoordiging van verschillende functies, werkte goed tijdens de aanbesteding en de gebruikersacceptatietest. Ze hebben waardevolle input geleverd en terecht gevraagd wat er met hun feedback is gebeurd."

Karin zegt: “We bevonden ons in een bijzondere situatie omdat we zowel evaluatie-ervaringen hadden vanuit de oude situatie en omdat we veel nieuwe Statenleden kregen. In de klankbordgroep hebben we bewust rekening gehouden met een mix: deels mensen met ervaring met het oude systeem en de eerdere manier van werken en deels nieuwe mensen met weinig tot geen ervaring hiermee. Dit zorgde voor een mooie combinatie van frisse blikken en ervaring met verschillende systemen. We keken vooral naar waar eerdere verbeterpunten lagen en hoe ze ons konden helpen om die te realiseren.”

Mitchell geeft aan: “Het allerbelangrijkste is dat zowel het college van Gedeputeerde Staten (GS) als Provinciale Staten (PS) en de inwoners het systeem effectief kunnen gebruiken. Daarom was het belangrijk om hen al ineen vroeg stadium van het proces te betrekken. We hebben ook specifiek onze communicatieadviseur vanuit het perspectief van inwoners laten meekijken om dit aspect mee te nemen.”

Hoe reageerden de eindgebruikers op de implementatie van het SIS/BIS?

Karin benadrukt de positieve reacties van eindgebruikers:"Het algemene beeld is positief.

Audrey zegt: Een Statenlid noemde het zelfs 'een verademing'. We hebben voorafgaand aan de implementatie een enquête gehouden en hebben er nog een gepland in januari 2024 om het systeem na enkele maandengebruik verder te evalueren en eventuele ontwikkelwensen op te halen."

Mitchell deelt zijn waarnemingen: "Ik heb geen ontevreden Statenleden gehoord. De overgang naar NotuBiz lijkt positief te worden ontvangen."

Peter voegt toe: "Nieuwe gebruikers accepteren het systeem zonder problemen en prijzen de snelheid en gebruiksvriendelijkheid. Veel enthousiaste reacties in ieder geval."

Wat voor cijfer zou je de dienstverlening van NotuBiz geven?

Op de vraag naar hun beoordeling van de dienstverlening van NotuBiz geeft het team verschillende perspectieven. Karin geeft overall een dikke voldoende, waarbij ze aangeeft dat de bereikbaarheid vanuit Notubiz wat afnam naarmate het project vorderde. Audrey benadrukt het belang van het nakomen van afspraken en een goede bereikbaarheid bij eventuele issues, terwijl Peter aangeeft dat aandacht voor het afronden van projecten aan beide kanten belangrijk is, omdat dit is wat men onthoudt.

Karin concludeert: "Als we kijken naar de korte tijd waarin zowel de migratie als implementatie plaatsvonden en naar het aantal documenten dat is overgezet en gecontroleerd, dan denk ik, chapeau! Zo snel gaan de meeste migraties niet. Het was echt een gezamenlijke team effort.”

Zou je een samenwerking met NotuBiz aanraden aan andere organisaties?

Yvonne geeft aan: "Iedere applicatie heeft zijn plussen en minnen, maar we raden samenwerking met NotuBiz zeker aan.”

Mitchell sluit het interview af met een positieve noot: “Ik zou alle griffies en Provinciale Staten echt een product als dat van NotuBiz gunnen. Natuurlijk vergt de implementatie wat inspanning, maar als je kijkt naar het uiteindelijke resultaat en de mogelijkheden die het product biedt, dan is het echt een waardevolle toevoeging voor zowel de griffie als Provinciale Staten.”

‍