Succesvolle implementatie bij gemeente Hellendoorn: in gesprek met de projectmanager

Hoe heb je het samenwerkingstraject met NotuBiz in het algemeen ervaren?

“Heel positief! Wij hebben een hele goede ervaring gehad met Martijn (implementatieconsultant). Hij was altijd bereikbaar om te bellen en te mailen, waardoor er geen dingen bleven liggen en problemen tijdig werden opgelost. Ik merkte dat er uitstekend gekeken werd naar een goed eindproduct in plaats van discussies of het richten op “uurtje factuurtje”. Dat heb ik vaak meegemaakt bij andere bedrijven. Daarentegen stond bij NotuBiz de samenwerking voorop en kreeg je echt het gevoel dat je werkt aan een gezamenlijke oplossing voor je organisatie.  
‍
We hebben daardoor ook relatief weinig moeite gehad tijdens de livegang. Het is heel stil gebleven qua hoeveelheid vragen. Geen nieuws is goed nieuws in mijn werk! De implementatie liep goed door. Aan de ene kant door de soepele samenwerking met NotuBiz, die snel antwoorden en advies klaar had staan. En aan de andere kant door het interne enthousiasme. De raadsgriffie en het college wilden graag naar een ander, gebruiksvriendelijker systeem. Ze stonden dus erg open om mee te denken, snelle beslissingen te nemen en uiteindelijk te zorgen voor een goede oplossing.”

‍

Hoe kwamen jullie uiteindelijk op de beslissing om voor NotuBiz te kiezen?

“We hebben een soort leveranciers dag georganiseerd met vier verschillende leveranciers en oplossingen die allemaal een presentatie gaven. Daar hebben wij mensen uit de organisatie uit verschillende werkvelden laten kijken naar de technologie die werd gepresenteerd. Na die sessies was iedereen het erover eens dat NotuBiz voor ons de meest gebruiksvriendelijke oplossing was. Vooral door een aantal aanvullende aspecten zoals bijvoorbeeld archivering, wat door de andere oplossingen niet werd aangeboden.”

Wat heeft je het meest verrast aan de samenwerking?

“De snelle doorlooptijd. Waar aan het begin tegen mij gezegd werd dat we het nooit zouden redden, is het toch goed gelukt. We zijn begonnen in september (2023) en hadden tot december, dan heb je het over een relatief kort implementatietraject. Er moesten ook heel wat dingen uitgezocht worden, maar omdat alle neuzen dezelfde kant op stonden, hebben we dit traject mooi binnen de tijd gehaald. Dit kwam ook mede doordat er intern vertrouwen was dat wij voor de beste oplossing zouden zorgen. Erik (applicatiebeheerder / functioneel beheerder) en ik konden snel schakelen en beslissingen nemen. Verder stond de gemeentesecretaris open voor vergaderingen op korte termijn en ook de raadsgriffie was erg betrokken. Laatstgenoemd had ook al goede ervaring met NotuBiz, dus zij hadden het volste vertrouwen dat het goed zou komen.”

Wat was de reactie van de eindgebruikers op de technologie?  

“Ook erg positief. We hebben het met NotuBiz een stuk makkelijker gemaakt voor gebruikers. Alle informatie staat nu allemaal op één plek en dat maakt het veel makkelijker zoeken voor mensen. Als je een stuk wilt terugvinden uit de raad dan zoek je nu heel gericht binnen het besluitvormingssysteem. Dat is een groot voordeel voor de vindbaarheid. Het maakt de vraag ‘wat staat waar?’ veel transparanter.”

‍

Wat zijn volgens jou de grootste uitdagingen in het implementatieproces?

“Wij hebben twee grote uitdagingen gehad. De eerste was dat we ervoor gekozen hebben geen zaaksysteem koppeling te gebruiken. Daarvoor moesten wij een andere workflow in het voortraject inrichten. Waar men eerst stukken zelf op route moesten zetten voor bestuurlijke besluitvorming werken ze nu met Windows Office (word) en Teams om stukken voor te bereiden. Daar pikt de gemeentesecretaris (met ondersteuning) het op om het in NotuBiz te agenderen en klaar te zetten voor besluitvorming.  

We doen dit bewust buiten het huidige zaaksysteem om omdat dat niet doorontwikkeld wordt en de koppelingen erg prijzig zijn. Uiteindelijk is die harde knip tussen de organisatie en het agenderen in NotuBiz wel deel van het succes geweest. Medewerkers hoeven veel minder handelingen uit te voeren en er zijn minder vragen omdat men toch niet heel vaak collegestukken schrijft.  

De andere uitdaging was dat we erachter kwamen dat de encoder toch niet helemaal de configuratie had die we graag wilden en dat de streaming computer in onze raadszaal op andere software draaide dan in de oorspronkelijke offerte stond. Toen moesten we met stel en sprong met een andere implementatie partner een nieuwe computer regelen. Gelukkig heeft het niet voor vertraging gezorgd in het implementatieproces!”

Zijn alle doelstellingen en het beoogde resultaat gehaald?

“Met de aanschaf van een nieuw besluitvormingssysteem wilden we graag een op zichzelf staand systeem voor bestuurlijke besluitvorming dat een stuk gebruiksvriendelijker was dan het oude systeem. Over het oude systeem kwamen veel vragen en applicatiebeheer kostte veel tijd. Onze bestuurders vonden de app ook verouderd en beperkt in functionaliteit. Met de implementatie van NotuBiz merken we dat er veel minder vragen zijn dan voorheen. We horen van de griffie, de raad en het college dat de app waarmee ze werken als heel prettig ervaren wordt. Iedereen ziet het als een verbetering ten opzichte van de oude situatie. Eigenlijk hebben we tot nu toe nog geen negatieve geluiden gehoord!”

‍

Welk cijfer zou je dit implementatietraject geven?

“8.5, ik ben heel positief! Het was een hele fijne samenwerking. We hebben alle resultaten bereikt binnen de tijd die ervoor stond, ook al was het heel krap. Alle beren op de weg die er waren, werden ook gezamenlijk opgelost en weggenomen. Over het algemeen erg positief.”

‍

Zou je een samenwerking met NotuBiz aanraden aan andere organisaties?

“Jazeker! Zoals eerder gezegd, echt totaal geen issues ervaren. Ik maak het vaak genoeg anders mee. Leveranciers waarmee je continu in strijd ligt en na het tekenen van het contract wordt er alleen maar moeilijk gedaan. Dat gevoel heb ik nooit met NotuBiz gehad.”

‍

De implementatie is succesvol geweest gelukkig, wat is nu het vervolg voor gemeente Hellendoorn?  

“Het loopt nu lekker ja. De applicatie is overgedragen aan applicatiebeheer, dus het is geen project meer. We zijn wel nog bezig met uitbreiden in NotuBiz om parallel te streamen. We gaan daar een zaal voor aanpassen, waardoor er ook informatiesessies vanuit de raad gestreamd kunnen worden. Dat scheelt weer voor raadsleden aangezien ze dan niet meer op meerdere avonden hoeven op te draven en de planning wat minder ingewikkeld wordt. Dat maakt het net weer prettiger werken voor raadsleden.”