NotuBiz start co-creatietraject over de toekomst van Politiek Portaal

Waarom een co-creatiesessie?

“Wij vinden het belangrijk dat ons systeem optimaal aansluit bij de behoeften van klanten. Daar hebben we vanuit onze kennis en ervaring zelf natuurlijk veel ideeën bij, maar uiteindelijk is het de klant en haar gebruikers die dagelijks met Politiek Portaal zullen werken,” aldus Pascal Bakker, Managing Director van NotuBiz. “Wensen en ideeën van klanten zijn dan ook van onschatbare waarde om goede keuzes te kunnen maken en de juiste prioriteiten te stellen. Tijdens co-creatiessessies kunnen we deze input op een constructieve en interactieve wijze ophalen. Door klanten ook met elkaar in gesprek te laten gaan, ontstaan vaak interessante discussies of geheel nieuwe ideeën waar ons Product Management team in het ontwikkeltraject veel inspiratie uit kan halen.”

Wat is het ‘Politiek Portaal van de toekomst’?

“Politiek Portaal is het platform waarop al onze diensten en modules worden aangesloten,” geeft Niki van de Loo, Product Manager van NotuBiz aan. “Of het nu om een bestuurs-, raads- of Stateninformatiesysteem gaat, al onze klanten en hun gebruikers maken gebruik van Politiek Portaal. Wij hebben dit platform in 2016 ontwikkeld en ondanks dat het altijd in (door)ontwikkeling is, vinden wij het belangrijk om niet alleen naar de korte termijn te kijken, maar juist ook naar de lange termijn; de toekomst dus. Waarvoor wordt Politiek Portaal in de toekomst gebruikt, welke functionaliteiten dienen aanwezig te zijn en hoe moet informatie worden gepresenteerd? Dit zijn belangrijke vragen waar we nu al antwoorden op proberen te formuleren, zodat we klanten optimaal kunnen blijven ondersteunen in een steeds verdergaande digitalisering en veranderende behoeften.”

“We maken hierin natuurlijk graag gebruik van de input van klanten. Tegelijkertijd hebben onze medewerkers enorm veel kennis van bestuurlijke vergader- en besluitvormingsprocessen, waardoor we vanuit onze ervaring ook een eigen visie hebben opgesteld omtrent de toekomst van Politiek Portaal. Binnen deze visie gaan we uit van drie grote uitdagingen waar lokale overheden mee te maken hebben, namelijk het managen van informatie, processen en participatie. Hoe zorgen we ervoor dat de juiste informatie voor de juiste mensen beschikbaar is, hoe creëren we een zo efficiënt en effectief mogelijk werkproces voor alle gebruikers, en hoe betrekken we de juiste stakeholders, zoals inwoners, in de besluitvorming? Om klanten te helpen bij deze vraagstukken, hebben we verschillende ideeën verzameld en gevisualiseerd om tijdens gesprekken en co-creatiesessie met hen te bespreken. Eén van deze ideeën is het personaliseren van informatiestromen voor gebruikers door gebruik te maken van verschillende gepersonaliseerde portalen.”

Hoe werkt deze 'portalen gedachte'?

“Deze portalen werken in de basis heel simpel. Iedere gebruiker heeft zijn of haar eigen informatiebehoefte,” aldus Niki. “Het is dan ook niet meer dan logisch dat Politiek Portaal zich in de toekomst kan aanpassen aan deze behoefte. We zien dat in veel meer apps en websites terug. Denk bijvoorbeeld ook aan een nieuwssite of sociale media waar je een eigen profiel kunt aanmaken en voorkeuren kunt instellen. Op basis van jouw eigen profiel krijg je dan informatie te zien, kan je functies instellen en worden aanbevelingen gedaan. Zo willen wij de portalen ook inrichten; volledig gepersonaliseerd. Informatie is daarmee niet langer statisch, maar past zich juist aan, aan de behoefte van een specifieke gebruiker. Op deze manier wordt overheidsinformatie aantrekkelijker voor inwoners en kan het werkproces van bestuurders, raadsleden én beheerder sneller en eenvoudiger verlopen.”

“Op basis van behoeften en wensen worden hiervoor verschillende (nieuwe) functionaliteiten (door)ontwikkeld, die vervolgens door de gebruiker zelf zijn in te stellen. Wil een gebruiker een specifiek onderwerp volgen of juist niet? Dan kunnen zij dit volledig zelf instellen in hun eigen Politiek Portaal. Zo werkt onze dienstverlening momenteel ook al. Politiek Portaal is volledig naar wens modulair op te bouwen en klanten bepalen zelf waar ze wel en niet gebruik van maken. Ieder Politiek Portaal ziet er dus weer anders uit. Dit noemen we bij NotuBiz altijd ‘maatwerk door configuratie’.”

Hoe ziet ‘maatwerk door configuratie’ eruit?

“Je kan Politiek Portaal zien als een huis dat bestaat uit verschillende opties die klanten zoals én wanneer zij wensen door NotuBiz als leverancier kunnen laten implementeren,” geeft Savannah Heijtmeijer, Product Marketeer bij NotuBiz, aan. “Of het een rijtjeshuis of vrijstaande villa wordt, een plat- of juist puntdak heeft en wel of geen extra deuren of aanbouw garage bevat, is uiteindelijk aan de klant. Veel van deze opties kan NotuBiz volledig zelf bouwen en leveren. Het is echter ook mogelijk om de levering van ramen, deuren en kozijnen aan een andere aannemer over te laten.”

Met het een bestuurs-, raads- of Stateninformatiesysteem van NotuBiz kunnen klanten dus hun eigen Politiek Portaal opbouwen met de diverse diensten en modules die beschikbaar zijn. Zij hebben zelf de keuze welke diensten en modules wel of niet worden afgenomen. Zo kan NotuBiz het gehele bestuurlijke besluitvormingsproces van een klant faciliteren of enkel een onderdeel daarvan. Dit biedt klanten de mogelijkheid om ook componenten van andere leveranciers af te nemen. Met de uitgebreide koppelfunctionaliteiten van Politiek Portaal hoeven deze componenten niet los te staan, maar kunnen werkprocessen vanuit verschillende systemen met elkaar integreren. Zo ontstaat een modulair opbouwbaar systeem bestaande uit verschillende componenten die gezamenlijk één integraal werkproces vormen. “Om in beeldspraak te blijven, creëren we zo als het ware een schakelketting van verschillende schakels die optimaal aansluiten bij de wensen en processen van een klant,” aldus Savannah. “In deze ketting is sprake van integraliteit, maar zijn de schakels niet onlosmakelijk met elkaar verbonden.”

Wat waren de uitkomsten van de co-creatiesessie?

“Ik spreek denk ik voor al onze medewerkers, en hopelijk ook de aanwezige klanten, als ik zeg dat de co-creatiesessie erg succesvol was,” zegt Pascal. “Het is altijd fijn om met klanten in gesprek te gaan, maar tijdens een co-creatiesessie gaan klanten ook met elkáár in gesprek. Het is dan altijd afwachten of er iets en wat er gezegd gaat worden. Het is dan leuk om te zien hoe gemakkelijk klanten met elkaar van gedachten wisselen en daarbij elkaar kunnen inspireren. Wij halen daar veel energie uit om met alle input aan de slag te gaan. Een vervolg op de sessie wordt dan ook binnenkort ingepland en de concrete uitkomsten en stappen die NotuBiz wil gaan zetten worden zo snel mogelijk met klanten gedeeld.”

“Het was daarnaast ook leuk om te horen dat de visie die wij voor de toekomst hebben grotendeels overeenkomt met de wensen en ideeën van onze klanten,” voegt Savannah toe. “Met onze kennis en ervaring hopen we natuurlijk altijd dat we klanten niet alleen kunt ondersteunen, maar juist ook kunnen adviseren en inspireren. Ondanks dat het Politiek Portaal van de toekomst niet al morgen gerealiseerd kan worden, hebben we goede handvatten gekregen om aan de slag te gaan met het ontwikkeltraject. Uiteraard sámen met klanten!”

Meer weten?

Bent u klant bij NotuBiz en wilt u meer weten over het Politiek Portaal van de toekomst of wilt u meedenken in een volgende co-creatiesessie? Neem contact op met onze Product Marketeer, Savannah Heijtmeijer, via communicatie@notubiz.nl.