“Hoewel de functie [van griffier] overal identiek is en de taken hetzelfde zijn, is het overal toch ook weer heel anders. Dat maakt het griffierschap zo mooi.”

‍

Hoe zijn jullie begonnen als griffier en wat zijn jullie ervaringen?

Eric Meurs: “Ten tijde van de dualisering in 2002 van de lokale besturen in Nederland werkte ik bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Vanuit deze positie zag ik alle veranderingen gebeuren. Eén van deze veranderingen was dat alle gemeenten een eigen griffie moesten hebben. Deze was er daarvoor nog niet, waardoor er in het land honderden vacatures vrijkwamen. De positie van griffier leek mij wel wat en ik heb toen gesolliciteerd op de vacature bij de gemeente Smallingerland in Friesland. Hier was ik de allereerste griffier van de gemeente. Hierdoor kon ik pionier zijn voor de invulling van mijn taken en de ondersteuning van de gemeenteraad. Er was immers nog (bijna) helemaal niets bedacht op dit gebied. De gemeenteraad werd in het verleden natuurlijk al wel ondersteund, maar met de nieuwe functie van de griffie en de griffier kwamen er ook een hoop nieuwe uitdagingen. Uitdagingen waar ik mee aan de slag mocht. Dat was voor mij een mooie tijd.

Ik ben ruim zeven jaar griffier geweest in Smallingerland. Op een gegeven moment kreeg ik de mogelijkheid om griffier te worden in gemeente Vlaardingen. Dat was een mooie kans. Eenmaal begonnen, merkte ik dat deze functie, hoewel in naam hetzelfde, toch andere aspecten met zich meebracht. Smallingerland was een betrekkelijk rustige gemeente op bestuurlijk gebied. In Vlaardingen was het vanaf de eerste dag beweeglijk. Dat was dus een totaal andere omgeving en een totaal andere dynamiek. ‘Pas’ in oktober 2017 ben ik begonnen als griffier bij Provincie Zuid-Holland en ook dit was weer een heel andere omgeving met een andere dynamiek. Binnenkort start ik als raadsgriffier bij gemeente Zwolle en ook daar kom ik weer in een andere omgeving terecht. Hoewel de functie identiek is en de taken hetzelfde zijn, is het overal toch ook weer heel anders. Dat maakt het griffierschap zo mooi.”

“De eisen en verwachtingen, als ook de algehele cultuur, zijn veranderd en de politiek is veel meer gepolariseerd.”

Lennart Kapoen: “Van huis uit ben ik bestuurskundige en ik heb altijd een grote interesse gehad voor de politiek. In 2010 ben ik bij NotuBiz begonnen als accountmanager en ik heb daar tot begin 2020 gewerkt. Hier heb ik veel kennis op kunnen doen van de werkprocessen binnen het lokaal bestuur. Als je naar mijn CV kijkt, is de stap naar commissiegriffier wellicht een onlogische stap, maar het leek mij juist erg leuk. De functie van commissiegriffier bij provincie Zuid-Holland kwam eigenlijk precies op het juiste moment naar voren.

Het was wel best even wennen om aan de andere kant van de tafel te zitten. Je blijft in hetzelfde wereldje, alleen ga je eigenlijk precies het tegenovergestelde doen. Omdat ik zoveel kennis heb van wat er aan de leverancierskant wel en niet mogelijk is, moest ik soms ook wel eventjes op mijn handen zitten. Als je tien jaar lang in griffie-land hebt rondgelopen (als accountmanager), denk je wel ongeveer te weten hoe het allemaal zit. In de praktijk bleek dat dus net iets anders. Je moet er echt inzitten om alles helemaal te begrijpen. Inmiddels zijn we alweer een jaar verder en is alles denk ik op de juiste manier op zijn pootjes terecht gekomen.”

Terugblikkend op de afgelopen jaren, wat is er veranderd in het griffierschap?

Eric Meurs: “De positie van griffier is wel veranderd door de jaren heen. Ook omdat we destijds als nieuwkomer vooral moesten pionieren en dingen van de grond moesten zien te krijgen. Inmiddels is dat natuurlijk niet meer zo. Nederland is bijna twintig jaar onderweg met dualisering. Dat brengt ook met zich mee dat griffiers in een zekere zin onderdeel van de gevestigde orde zijn geworden. Daardoor is er natuurlijk juist ook meer de neiging om kritisch te kijken naar wat de griffie doet en hoe zij zich opstelt en wat zij aan dienstverlening biedt. In de beginfase was alles dat gebeurde mooi meegenomen en welkom. De eisen en verwachtingen, als ook de algehele cultuur, zijn veranderd en de politiek is veel meer gepolariseerd.”

‍

“Ik denk dat het naar de toekomst toe steeds belangrijker gaat worden hoe je informatie kan duiden en hoe je informatie aan elkaar kan verbinden zonder dat dat heel veel werk kost.”

‍

“Daarnaast is er op het terrein van raads- en Stateninformatiesysteem ook veel veranderd. Toen ik destijds als griffier startte bij gemeente Smallingerland werden de vergaderbundels in papieren vorm nog één keer per week afgedrukt. Ik kan me nog goed herinneren dat ik vaak in de eigen drukkerij van de gemeente binnenliep om te kijken of ze er al lagen, zodat ik ze in de postvakjes kon gaan gooien. Die wereld is natuurlijk echt helemaal veranderd. In Vlaardingen was de overgang naar het papierloos vergaderen al in gang gezet toen ik startte. Dat was in Smallingerland toen ik daar werkte nog niet aan de orde. Dat was natuurlijk ook wel echt een hele grote verandering op dat moment. Iedereen kan tegenwoordig veel makkelijker over heel veel informatie beschikken. Die beschikbaarheid is enorm toegenomen. Dat heeft natuurlijk heel veel voordelen, maar tegelijkertijd ook weer zo zijn eigen complicaties.”

Lennart Kapoen: “Toen ik in 2010 begon, was men nog heel erg bezig met het digitaliseren van het hele proces. Veel gemeenten en provincies hadden dat nog niet op orde. Dus men was heel erg bezig met het digitaliseren van verschillende elementen van het werkproces, de verslaglegging en het documentensysteem. In de loop van de tijd zag ik dat veranderen. Lokale besturen gingen ook en veel meer kijken naar hoe ze het proces intelligenter konden maken. Het was niet langer meer de vraag hoe het proces digitaal kon plaatsvinden, maar met welke accenten meerwaarde kon worden gecreëerd, zodat raadsleden of Statenleden daar ook echt extra dingen uit konden halen. Ik denk dat het naar de toekomst toe steeds belangrijker gaat worden hoe je informatie kan duiden en hoe je informatie aan elkaar kan verbinden zonder dat dat heel veel werk kost. De drempel om informatie te delen in de digitale wereld is heel laag. Je drukt op de verzend button en je kiepert een emmer leeg boven meerdere mailboxen. Dat geeft natuurlijk niet, want dat doet iedereen. Ik voorzie echter dat het naar de toekomst toe steeds belangrijker wordt om informatie te labelen, zodat de raadsleden en Statenleden heel snel een selectie kunnen maken van welke informatie relevant is en welke niet.”

Hoe is het implementatietraject verlopen?

Eric Meurs: “Eigenlijk zitten we daar nog midden in. Het traject gaat naar mijn inziens op een goede manier en in heel goed en rustig overleg. Er is alle ruimte om vanuit onze kant zogezegd op de rem te trappen waar we dat nodig vinden of juist wat aan te moedigen als dat gewenst wordt. De komende weken zullen nog verschillende andere collega’s betrokken worden. Uiteindelijk moet het vanaf komende zomer allemaal draaien. Ik ben er echter gerust op dat het goed komt gezien de manier waarop we met elkaar omgaan.”

‍

“Eén van de dingen die in de toekomst zeker gaat veranderen is de manier waarop de informatievoorziening is geregeld en hoe informatie op raadsleden en Statenleden afkomt en wordt ontsloten.”

‍

Hoe verloopt de samenwerking met NotuBiz?

Eric Meurs: “Ik ben voor het eerst in gemeente Vlaardingen met NotuBiz in aanraking gekomen. Lennart heeft mij weleens verteld dat Vlaardingen één van de eerste – zo niet dé eerste – klant van NotuBiz was. Toen ik aantrad als griffier bij de gemeente was de samenwerking met NotuBiz eigenlijk vanzelfsprekend. Vanaf dag één heb ik nooit een aanleiding gehad om daar verandering in te brengen. De samenwerking liep namelijk heel goed. We hebben op een gegeven moment wel de behoefte gekregen om het pakket dat mij wij op dat moment afnamen te gaan uitbouwen. Dat had onder andere te maken met de komst van de iPad en papierloos vergaderen. In de loop der jaren dat ik in Vlaardingen griffier ben geweest, zijn we eigenlijk alsmaar meer gaan afnemen bij NotuBiz. En ja, dat doe je natuurlijk niet als het niet goed bevalt. In alle opzichten was ik dan ook heel tevreden. De provincie is net weer klant geworden en zoals gezegd verloopt het implementatietraject erg goed.”

Wat voorzien jullie voor de toekomst?

Eric Meurs: “Het wordt mij weleens vaker gevraagd wat denk ik dat er allemaal gaat veranderen in de toekomst. Eén van de dingen waar ik eigenlijk zeker van ben dat zal gaan veranderen, is de inrichting van de informatievoorziening. Voornamelijk als het gaat om hoe informatie op de raadsleden en Statenleden afkomt en hoe deze moet worden ontsloten. Ik geloof dat dit een steeds dominantere uitdaging wordt voor de griffie. Niet alleen doordat er in toenemende mate informatie vanuit het provinciehuis naar de Statenleden toekomt, maar ook doordat de beschikbare informatie in de buitenwereld alsmaar toeneemt en makkelijker beschikbaar wordt.”

‍

“Het Stateninformatiesysteem van de toekomst zal gebruikers veel meer helpen om informatie te presenteren die voor hen belangrijk is.”

‍

“Dit is overigens ook iets waar ik heel blij mee ben en waarom het geen toeval is dat Lennart in 2020 bij ons is komen werken. Op de eerste plaats omdat ik de indruk had dat Lennart een goeie commissiegriffier zou worden, maar ook omdat hij veel kennis en ervaring meeneemt op het gebied van informatievoorziening vanuit zijn achtergrond bij NotuBiz. Daar was ik ook echt wel naar op zoek en is iets wat de griffie van de toekomst gewoon nodig heeft.”

Lennart Kapoen: “Ik denk dat de manier van werken an sich ook zal veranderen. De corona-periode heeft wel laten zien dat er veel meer kan op afstand en dat je veel minder noodzakelijk locatie gebonden bent. Daarnaast denk ik dat het steeds belangrijker gaat worden hoe je informatie beschikbaar stelt. Niet zozeer hoe je informatie digitaal toegankelijk maakt, maar meer hoe je de selectie gaat maken voor specifieke mensen. Het Stateninformatiesysteem zal gebruikers veel meer helpen om informatie te presenteren die voor hen belangrijk is. Pascal Bakker, de directeur van NotuBiz, heeft een keer verteld over het ‘Politiek Portaal van de toekomst’, waarin gebruikers een eigen gebruiksvriendelijke landingspagina te zien krijgen zodra ze inloggen. Binnen dit persoonlijke portaal is een voorselectie van informatie beschikbaar die voor de gebruiker relevant is. Bijvoorbeeld als het gaat om de portefeuilles waarop een gebruiker woordvoerder is en de informatie die voor een specifiek Statenlid als eerste geraadpleegd moet worden. Ik denk dat dit in toenemende mate belangrijk gaat worden, omdat de hoeveelheid aan digitale informatie alleen maar zal groeien. Daar zal je als griffie ook veel meer selectief in moeten zijn en moeten nadenken over de manier waarop de informatie gelabeld en aangeboden moet worden.”

‍

“Het allerbelangrijkste in het griffiersvak is neutraliteit en objectiviteit. Als griffier moet men nooit aan jouw onpartijdigheid kunnen twijfelen.”

‍

Wat willen jullie meegeven aan griffiers die net starten?

Eric Meurs: “Het allerbelangrijkste in het griffiersvak is neutraliteit en objectiviteit. Als griffier moet men nooit aan jouw onpartijdigheid kunnen twijfelen. Daarbij is dienstbaarheid ook heel belangrijk. Tegelijkertijd moet je ook af en toe wel wat lef tonen. Mijn ervaring is dat gemeenteraden en Provinciale Staten als collectief heel lastig tot beslissingen komen. Dat heeft ermee te maken dat ze in veel gevallen verdeeld zijn. Dat hoort natuurlijk ook zo, maar voornamelijk als het om de politiek gaat. In de praktijk vinden veel raden en Staten het ook op een instituutsniveau heel lastig om gezamenlijk beslissingen te nemen. Juist op dat terrein moet je als griffier zo nu en dan het voortouw nemen, ook al is dat soms best eng. Niet alleen door (voorzichtig) met argumenten voor en tegen te komen, maar juist ook door een beetje te duwen en altijd het draagvlak in de gaten te houden.”

Whitepaper ‘Een volledig integraal besluitvormingsproces’

Provincie Zuid-Holland heeft binnen Politiek Portaal een groot deel van het besluitvormingsproces ingericht. Wilt u meer weten over de ondersteuning die NotuBiz biedt op het gebied van bestuurlijke besluitvorming en de mogelijkheden daarbinnen om uw gehele werkproces van agenderen naar archiveren en van steller naar inwoner digitaal te laten verlopen? Download direct het whitepaper!