Interview met Arjan Erkens: Hoe vervul ik mijn rol als bestuursadviseur?

Arjan, kun je mij wat meer vertellen over je functie als bestuursadviseur bij Waterschap Friesland?

“Ik ben één van de vijf of zes bestuursadviseurs die momenteel bij Wetterskip Fryslân werken. Zelf werk nu al zo’n zeven jaar bij het Wetterskip.” “Als adviseur is het onze taak om te zorgen dat zaken soepel blijven verlopen. Tijdens de coronacrisis zagen we bijvoorbeeld dat zaken wat stroever liepen, mede door het thuiswerken. Het is dan aan ons de taak als adviseur om hier een oplossing voor te bedenken, verbindingen te leggen en alles aan elkaar te knopen.”“Een deel van ons werk is, vanzelfsprekend ook, het zorgen dat vergaderingen goed verlopen. Hier komen veel praktische stappen bij kijken, zoals het verzamelen en beoordelen van vergaderstukken en vervolgens het klaarzetten van deze stukken. Deze taken behoren evenals tot het werkpakket van een bestuursadviseur. Binnen Wetterskip Fryslân verzorgen wij deze taken niet alleen voor het algemeen bestuur, maar ook voor het dagelijks bestuur en voor de directie. Op dit moment is mijn aandachtsveld het algemeen bestuur, maar daarnaast ondersteun ik ook nog twee portefeuillehouders. Voor de portefeuillehouders ben ik echt een soort sparringspartner, die kan helpen als zij tegen problemen of vragen aanlopen.”Arjan vertelt verder: “Voordat ik bestuursadviseur werd bij Wetterskip Fryslân was ik werkzaam bij de Gemeente Almere. Ik ben daar toen eigenlijk gelijk na mijn studie gestart in de functie van verkeerskundige, want ja je moet wat.” Zegt hij lachend. “Daarna heb ik twee jaar als raadsadviseur bij de griffie gewerkt. Vervolgens ben ik een paar jaar als bestuursadviseur werkzaam geweest voor een van de wethouders van Gemeente Almere. Vanuit daar ben ik steeds meer het interim-management ingestroomd, omdat er eigenlijk overal wel een vraagstuk lag. Het ging dan om van alles; vraagstukken over het bestuur, organisatie en de samenleving. Ik ben deze vervolgens proberen op te gaan oplossen.”

‍

Welke ontwikkelingen zie je binnen jouw rol als bestuursadviseur in de komende jaren?

“Wettelijk gezien zijn zowel de gemeente als provincie Fryslân dualistisch, dat betekent dat als je vanuit de gemeente-termen praat, je naast een gemeentesecretaris ook een griffier hebt. Deze griffier staat eigenlijk los van alles en stuurt een eigen club mensen aan in opdracht van de gemeenteraad. Een gemeentesecretaris heeft eigenlijk weer een eigen club aan bestuursadviseurs die de wethouders ondersteunen. Zij zorgen dat stukken voor de collegevergaderingen goed worden verzorgd. Als waterschap zijn we officieel gezien monistisch. Dit betekent dat de secretarisdirecteur formeel gezien zowel de rol van gemeentesecretaris als griffier op zich neemt.”“Je ziet in heel Nederland dat waterschappen voorzichtige bewegingen maken naar het apart trekken van de ondersteuning van het algemeen bestuur. We kunnen deze ondersteuning geen griffie noemen, deze titel is voorbehouden aan dualistische organisaties. Het waterschap is geen dualistische organisatie, maar ik krijg wel steeds meer ruimte van de secretarisdirecteur om als het ware als een soort griffier binnen onze organisatie te gaan werken. Zelf ondersteun ik ons dagelijkse bestuur ook niet meer. Mijn collega’s rouleren in het maken van verslagen en aantekeningen van de collegevergaderingen. Mijn focus ligt nu meer op het ondersteunen van het algemeen bestuur. Het ondersteunen van bestuursleden zit momenteel wel in mijn takenpakket. Als hier na de verkiezingen ruimte toe ontstaat, dan zou ik dit onderdeel ook graag afstoten en mij compleet willen focussen op het algemeen bestuur.” “Daarmee word ik veel meer een gesprekspartner voor de griffie van de provincie en natuurlijk ook van gemeenten. Als er binnen het bestuurlijke verkeer tussen waterschap en andere overheden wat moet gebeuren dan stemmen griffies dit onderling met elkaar af. Samen wordt dan nagedacht over vervolgstappen, om zo de besluitvorming voor te bereiden.”

‍

Waarom denk je dat deze ontwikkelingen zo belangrijk zullen worden?

“Ik zie binnen mijn functie een grotere behoefte aan ondersteuning. Het algemeen bestuur wordt steeds politieker binnen waterschappen, zeker met ervaringen uit gemeenteland en provincieland. De vraagstukken waar een waterschap mee te maken krijgt worden ook integraler. Waterschappen krijgen momenteel bijvoorbeeld een grotere rol binnen de klimaataanpak. Dit vergt extra overleg met andere overheden, om gezamenlijk beslissingen te nemen of projecten voor te bereiden. Het zal voor ons algemeen bestuur ook toegevoegde waarde hebben om het bestuur specifieker te ondersteunen.” Arjan geeft aan: “Een goed voorbeeld is het voeren van onderlinge gesprekken. Wat wil een partij bereiken? Hoe kun je je onderscheiden? Hoe bereik je inwoners? Of omgekeerd, als er een gebiedsproces geweest is, op welke manier draag je hier als bestuurslid dan aan bij? Hoe stem je onderlinge zaken af? Ik zie steeds meer behoeften betreft het organiseren van zaken die nu blijven liggen. Dat takenpakket pak ik graag op. Op deze manier krijg ik een centralere rol, wat erg spannend is. Mede, omdat het waterschap nog erg monistisch is. Vanuit een zuivere dualistische omgeving zou ik zaken anders aanpakken. Ik zal je een voorbeeld geven.” zegt Arjan. “Laatst kreeg ik een mail van een van de algemeen bestuursleden, met vragen bedoeld als formele schriftelijke vragen maar met het verzoek die binnen een week te beantwoorden. In een zuivere griffierol, zou ik eerst de discussie aangaan met het bestuurslid. Ik zou vragen wat het beoogde resultaat van de vraagstelling is, en meedenken of het juiste instrument wordt gebruikt. Voor het beantwoorden van schriftelijke vragen staat namelijk een langere tijd dan voor het beantwoorden van een technische vraag of een rondvraag. Dus als snelheid het belangrijkste is, zou een ander instrument beter zijn. Maar als compleetheid en integraliteit van het antwoord belangrijker is, dan zijn de schriftelijke vragen wel passend. In zo’n gesprek zou ik dan met het bestuurslid afspreken wat het wordt. In een monistische organisatie stem ik eerst af met de portefeuillehouder en eventueel de directie wat– vanuit de inhoud van het dossier– het handigste instrument is. Zo nodig bespreek ik dat vervolgens met het bestuurslid. De setting waarin je werkt maakt daadwerkelijk een groot verschil.”Arjan vertelt enthausiast verder “Ik zou zelf graag in een zuivere griffierol willen treden, maar daar krijg je ook wel een gevoel bij als ik mijn verhaal vertel. Ik ben echt overtuigd van het belang van het algemeen bestuur. Zij zijn het hoogste orgaan en ik wil ervoor zorgen dat zij de informatie krijgen naar hun smaak. Het is niet de bedoeling dat deze informatie is ingekleurd met wat een directiebestuurslid het meest handige uitkomt. Een griffiemedewerker daartussen helpt de algemeen bestuursleden, die vaak de tijd en de expertise niet hebben voor dit soort zaken.” “Een functie van bestuursadviseur is ontzettend veelzijdig, eigenlijk kan het zo breed zijn als dat je zelf toelaat. Een deel van mijn tijd vul ik bijvoorbeeld met technische en inhoudelijke discussies met ICT’ers. Ik ga met hen in gesprek over zaken zoals beveiliging van emailaccounts of serverruimtes. Een andere deel van mijn tijd besteed ik aan discussies met communicatie collega’s. Samen bespreken wij een marketingstrategie of de manier waarop we informatievoorziening zo goed mogelijk kunnen organiseren. Beleidsmedewerkers, dijkgraven of de directeur vragen mij ook wel eens om mee te denken over problemen. Uiteraard sta ik ook altijd klaar voor collega’s om te helpen als zij ergens niet helemaal uitkomen. Het is een heel breed pallet, waarin je je eigen accenten leert kennen en kan invullen. Ik heb collega bestuursadviseurs die techniek helemaal niets vinden, maar zij zijn bijvoorbeeld heel erg geïnteresseerd in hoe politieke verhoudingen in elkaar zitten. En daar heb ik persoonlijk dan weer wat minder mee. Het is mooi als je in een team op een manier kan werken waar dat soort interesses elkaar aanvullen. Op die manier kun je als eenheid van bestuursadviseurs werken.”

‍

Je noemt net je interesse in ICT en technische zaken, wil je hier nog wat meer over zeggen?

“Waar ik me zorgen over maak zijn problemen met internetbeveiliging, security issues en privacy issues. Wij werken hard om als open overheid te fungeren, maar we moeten nog een aantal stappen zetten om dit goed te doen. Met elke stap die wij zetten, komen er weer andere veiligheidsbepalingen om de hoek kijken. Waardoor we dingen niet mogen doen of delen. Ik vind het soms lastig om hier als bestuursadviseur mee om te gaan. Onze algemeen bestuursleden hebben een iPad en emailadres van ons gekregen. Vier jaar geleden was dit prima, maar met alle ontwikkelingen van tegenwoordig zal dit binnenkort misschien ook veranderen.” “De algemeen bestuursleden willen hun werk voor het waterschap vaker integreren in hun normale werk, maar dat betekent ook dat mail en agenda accounts het liefste geïntrigeerd worden. Dat mag nu niet als we kijken naar bedrijfsbeveiliging en privacy beveiliging. Hier ontstaan veel discussies over. Aan de ene kant staan bestuurders die hun werk graag goed willen doen en daarin gefaciliteerd willen worden. Aan de andere kant staan de security officiers en mensen die verantwoordelijk zijn voor wat vertrouwelijke informatie. Het is lastig om daar een tussenweg in te vinden. Ik houd dan ook vaak het pleidooi dat de bestuurders vertegenwoordigers zijn vanuit de samenleving, die een openbare functie vervullen. Dat betekent dat per definitie alle informatie waar zij over beschikken sowieso al openbaar is. Als hier informatie tussen zou zitten die beschermd en beveiligd zou moeten worden, dan gaat er iets niet goed binnen ons informatiebeheer. Er moeten goede afspraken worden gemaakt, over wat wel en niet kan. Open overheid is een mooi initiatief, maar brengt wel veel uitdagingen met zich mee.”Arjan zegt lachend: “Dat geldt niet voor elke bestuursadviseur hoor, die komen ook in allerlei verschillende smaken. Je moet mij er vooral bij roepen als dingen niet lopen. Per definitie buig ik me het liefste over de vragen van vandaag, maar ook over die van morgen.”

‍

Heb je tips voor mensen die binnenkort starten in een nieuwe functie als bestuurder?

“Oh goede vraag. Ik zou adviseren dat je jezelf de vraagt stelt: Wie wil ik zijn als bestuurder? Waar wil ik voor staan? Je moet jezelf ook afvragen hoe jij je verhoudt tot de organisatie, maar ook tot de buitenwereld. Je kunt hier naar kijken op basis van functionele rollen. Als je dat van elkaar weet, dan kan je ook plaatsen waarom iemand vragen stelt en wat hij/zij beoogd hiermee te doen.” “Je kan het ook op een andere manier bekijken. Hoe vul je de bestuursrol in? Wil je een ambassadeurs type zijn? Treed je vooral op namens de organisatie? Verdedig je de organisatie waar je bestuurder van bent? Of ben je veel meer een stuurder en probeer je op je eigen manier de ambtenaren in de organisatie wijzer te maken? Ben je juist een verbinder? Dan ben je vooral de verbinding tussen de ambtenaren en de samenleving aan het leggen. Zo zijn er een aantal rollen die je kunt vervullen. Als het lukt om hier een goed gesprek over te hebben, dan staan ambtenaren en het bestuur veel dichter bij elkaar. En kun je jezelf binnen de organisatie onderscheiden.”“Je ziet namelijk vaak veel verschillen in de werkwijzen van verschillende bestuursleden. Ik heb er voor twee gewerkt. Het ene bestuurslid wilde eigenlijk zelf alles weten, maar liet heel veel over aan de organisatie. Hij liet zich vaak bijpraten over onderwerpen en als het nodig was ging hij op pad. De andere bestuurder stelde zich nadrukkelijk op als onderdeel van de totale organisatie. Waarbij hij op zijn niveau werkte en ambtenaren tot op hun niveau afspraken hadden, dingen regelden en organiseerden. Zij wisselde informatie uit alof ze in een projectgroep zaten. Waarbij ieder zijn discipline inbrengt, op die manier werk je op een hele andere manier samen.”

‍

‍