Interview gemeente Schiedam: “Door vanuit Politiek Portaal te archiveren blijft de politieke context behouden.”

Waarom kiest gemeente Schiedam voor digitale archivering?

“Gemeente Schiedam maakt gebruik van digitale verslaglegging, onder andere in de vorm van videotulen, en deze informatie moet permanent bewaard worden. Enerzijds vanuit wetgeving, zoals de Archiefwet. Anderzijds, vinden wij het bij gemeente Schiedam belangrijk dat de inwoners en andere geïnteresseerden informatie makkelijk digitaal kunnen terugvinden, ook als wordt gezocht op informatie van lange tijd geleden. Met de archiveringsoplossing van NotuBiz kan dat heel eenvoudig. Alle informatie wordt bij elkaar in samenhang bewaard en is zo voor eenieder makkelijk terug te vinden.”

Hoe werd de digitale verslaglegging voorheen bij gemeente Schiedam gearchiveerd?

“Voorheen verliep het gehele vergader- en besluitvormingsproces, inclusief archivering, op papier. Dat een agenda met alle onderliggende documenten, inclusief de video-opname, nu digitaal doorgezet kan worden voor archivering, werkt prettig. Een deel van het proces gaat bij de gemeente Schiedam nog wel handmatig. Zo wordt er bijvoorbeeld nog gewerkt met een ‘natte’ handtekening. Het document met de handtekening wordt vervolgens gescand en in het Politiek Portaal gezet. De Digitale ondertekeningsmodule van NotuBiz zou een goede toevoeging om het proces volledig te digitaliseren.”

‍

“De archiveringsoplossing van NotuBiz is heel gebruiksvriendelijk en eenvoudig in gebruik.”

‍

Waarom kiest gemeente Schiedam ervoor om via het raadsinformatiesysteem te archiveren in plaats van via het zaaksysteem?

“De vergaderagenda met alle stukken, waaronder de vergaderstukken, besluitenlijsten en stemmingen, maar ook de video-opname met sprekersindexeringen, zit in het raadsinformatiesysteem (RIS). Als bijvoorbeeld een ingekomen stuk nog toegevoegd dient te worden, is het makkelijk om dat vanuit het RIS te doen. Voor de gemeente Schiedam voelt het onlogisch om alle stukken via de koppeling terug te sturen naar het zaaksysteem. Dan doe je handelingen dubbelop. In het RIS is alle informatie compleet en op één plek beschikbaar. Zo kan eenvoudig ook de politieke context worden behouden.”

“Het mooie van de archiveringsoplossing van NotuBiz is dat deze geïntegreerd is in Politiek Portaal. Het is geen extra systeem dat beheerders zichzelf eigen dienen te maken. Vanuit het RIS kunnen videotulen heel eenvoudig worden doorgezet voor digitale archivering. Aangezien beheerders al dagelijks met het Politiek Portaal van NotuBiz werken en het platform kennen, is het gemakkelijk om met de archiveringsoplossing te werken. De nieuw ontwikkelde functionaliteiten zijn daarnaast super gebruiksvriendelijk. Vanuit dezelfde werkwijze kunnen beheerders evenementen doorzetten voor archivering. Dat is in onze ogen een logisch proces waar we heel blij mee zijn.”

Wat vond gemeente Schiedam van de samenwerking met NotuBiz tijdens het ontwikkeltraject?

“NotuBiz heeft ons benaderd om mee te doen in het ontwikkeltraject als Kwartiermaker, waarbij we de ruimte hadden om onze visie omtrent digitale archivering neer te leggen. Tijdens verschillende sessies met andere gemeenten zijn onze wensen vanaf het begin geïnventariseerd en meegenomen in de ontwikkeling. Als Kwartiermaker zagen wij als eerste de nieuwe designs en opgeleverde productfeatures. In de uiteindelijke gerealiseerde functionaliteiten zien wij veel dingen terug die we gedurende het traject hebben ingebracht. Dat is natuurlijk mooi om te zien!”

‍

“Met de archiveringsoplossing van NotuBiz wordt alle informatie bij elkaar in samenhang bewaard en is zo voor eenieder makkelijk terug te vinden”

‍

Heeft gemeente Schiedam nog tips voor andere gemeenten die aan de slag willen met digitale archivering?

“Het is een hele klus om documenten digitaal te archiveren. Hoe langer er wordt gewacht, hoe meer werk er is te doen aan het einde van het proces. Je moet ermee starten. Wij zijn nu bezig met de raadsinformatie van 2010 en 2011 en werken gestaag door de evenementen heen. Ook proberen wij tegelijkertijd ook juist recente jaren op te pakken. Dan zijn we direct ‘bij’ en weten we veel beter of alle stukken compleet zijn. Ons advies is dan ook om ermee aan de slag te gaan. De archiveringsoplossing van NotuBiz is heel gebruiksvriendelijk en eenvoudig in gebruik. Het is onderdeel van Politiek Portaal en het ingericht proces spreekt voor zich!”

Whitepaper ‘Digitaal archiveren vanuit een RIS, BIS of SIS’

Wilt u meer weten over digitale archivering en de belangrijke stappen in het archiveringsproces? Vraag ons uitgebreide nieuwe whitepaper aan over digitaal archiveren vanuit een RIS, BIS of SIS. Hierin nemen wij u mee in het belang van digitale archivering, de wettelijke eisen en normen en leggen wij uit waarom u videotulen het beste vanuit een RIS, BIS of SIS kunnen worden gearchiveerd. Vraag direct het whitepaper aan!