In één oogopslag inzicht in de bestuurlijke planning met de Lange Termijn Agenda

Hoe wordt er nu grip gehouden op de planning?

Elke gemeente, provincie of waterschap heeft wel een lange termijn planning of lange termijn agenda. In de praktijk zien we dat veel van deze lokale overheden een LTA opstellen in een Excel- of Word-file. Dit bestand wordt vervolgens over en weer gemaild tussen de verschillende afdelingen. Dit zorgt voor onduidelijkheden omtrent de juiste en/of laatste versie en is veelal een statische weergave. Een goede en overzichtelijke registratie in één informatiesysteem ontbreekt daarbij.

‍

“De NotuBiz Lange Termijn Agenda wordt in co-creatie met klanten ontwikkeld. Dit gaf ons de kans om deze tool te ontwikkelen op basis van directe input vanuit verschillende griffies.”

‍

Ontwikkeling van een nieuwe module

Om klanten hierin te ondersteunen, zijn we eind 2020 gestart met de ontwikkeling van een nieuwe module in Politiek Portaal die de bestuurlijke planning eenvoudig kan faciliteren. Dynamisch en binnen dezelfde omgeving als het vergader- en besluitvormingsproces. Deze nieuwe module, de Lange Termijn Agenda (LTA) genoemd, is samen met klanten ontwikkeld. Dit gaf ons de kans om deze tool te ontwikkelen op basis van directe input vanuit verschillende griffies.

Daarvoor zijn wij met een klantengroep gestart om de behoefte en functionaliteiten van de LTA in kaart te brengen. In een aantal sessies hebben we samen met onze klanten besproken op welke manier nu een lange termijn planning wordt opgesteld, tegen welke problemen daarbij wordt aangelopen en op welke manier een LTA-module binnen Politiek Portaal daarin kan ondersteunen. Gedurende deze co-creatiesessies hebben we een diverse ideeën voor het design opgezet en besproken met de klantengroep. Begin 2021 kon zo worden gestart met de ontwikkeling vanuit het eerste prototype.

Wat kunt u met de NotuBiz Lange Termijn Agenda?

Met de LTA van NotuBiz kunt u uw bestuurlijke planning snel en eenvoudig opstellen en beheren. De LTA sluit naadloos aan op bestaande functionaliteiten binnen Politiek Portaal. Dit maakt het mogelijk om zonder extra inspanning een helder overzicht te creëren van de belangrijkste onderwerpen, toezeggingen, moties en andere raadsinstrumenten. Zo kunnen klanten vanuit één systeem werken met een beheeromgeving die hen bekend en vertrouwd is. Verschillende afdelingen kunnen hiermee informatie in de LTA verwerken. Door de integraliteit van Politiek Portaal is altijd de (meest) actuele versie te raadplegen en kan er direct vanuit met de agenda’s en module items die u verwerkt in het systeem. U heeft geen Excel, interne map of mailverkeer meer nodig om uw LTA op te stellen en te verwerken, waardoor het werk voor u gemakkelijker en efficiënter verloopt.

‍

“Met de datumweergave van de LTA ziet u snel en eenvoudig welke onderwerpen er de komende maand aankomen is inzichtelijk waar gebruikers zich op kunnen voorbereiden.”

‍

In te stellen op thema’s of datum

U kunt dit overzicht instellen op thema’s en onderwerpen die voor raadsleden belangrijk zijn of tonen op basis van datum. Zo ontstaat een totaal overzicht van de bestuurlijke en politieke agenda voor de aankomende periode. Binnen de module kunt u thema’s zelf eenvoudig toevoegen. Onder deze thema’s zijn onderwerpen toe te voegen die u op de LTA wilt plaatsen. De onderwerpen kunt u op de tijdslijn plaatsen zodat zichtbaar wordt wanneer een onderwerp gepland staat. Ook is het mogelijk om door middel van ‘periodes’ een onderwerp meerdere keren in de tijd terug te laten komen. Zo hoeft u niet voor elk “blok” opnieuw een apart onderwerp in te voeren.

Met de datumweergave ziet u snel en eenvoudig welke onderwerpen er de komende maand aankomen en kunt u voor uw vergaderdeelnemers inzichtelijk maken op welke onderwerpen ze zich kunnen voorbereiden.

Zichtbaar maken van wijzigingen

Een beheerder kan bij een onderwerp aangeven of dit gewijzigd is, bijvoorbeeld als een onderwerp uitgesteld moet worden omdat de agenda voor die periode anders te vol raakt. Visueel is daarna zichtbaar in de LTA dat dit onderwerp gewijzigd is. Naar wens is door middel van een status meer informatie toe te voegen over de reden.

Geïntegreerd in Politiek Portaal

In de Lange Termijn Agenda komen functionaliteiten van verschillende NotuBiz modules samen. De koppeling met de vergaderagenda zorgt hierbij bijv. voor een optimale gebruikerservaring. Hiermee kan bij een onderwerp zichtbaar gemaakt worden in welke vergaderingen dit wordt besproken en bijvoorbeeld of er een motie over is ingediend. Hierbij kunt u gemakkelijk doorklikken naar deze informatie. Ook is de informatie binnen de verschillende NotuBiz modules in Politiek Portaal eenvoudig te koppelen aan onze LTA. Die koppeling zorgt er bijvoorbeeld voor dat in de Lange Termijn Agenda altijd de laatste versie van vergaderstukken staat.

‍

“ Met de Lange Termijn Agenda van NotuBiz hebben klanten grip op de lange termijn planning binnen hun organisatie.”

‍

Wat zijn de verdere voordelen van de NotuBiz Lange Termijn Agenda?

Met de Lange Termijn Agenda van NotuBiz hebben klanten:

• grip op de lange termijn planning binnen uw organisatie;
• een dynamisch (online) overzicht van wat er bestuurlijk en politiek gezien speelt en op de planning staat;
• alle informatie op één plek beschikbaar;
• een gebruiksvriendelijke en eenvoudig op maat in te richten en te beheren LTA;
• de LTA volledig geïntegreerd binnen Politiek Portaal (geen losse Excel-lijsten meer);
• grip op het nakomen van afspraken en toezeggingen.

Wat kunt u de komende tijd van ons verwachten?

De NotuBiz LTA is momenteel nog deels in ontwikkeling. Met de release van 14 juni 2021 wordt de MVP* van de LTA beschikbaar. Samen met de klantengroep die mee heeft gedaan aan de co-creatie wordt de LTA uitvoerig getest. Op basis van eventuele bevindingen worden verbeteringen doorgevoerd en daarna kunnen klanten de module in gebruik gaan nemen. Tegelijkertijd zijn we bezig met verdere uitbreidingen van de module zodat alle genoemde functionaliteiten aan het einde van 2021 zijn gerealiseerd. Dit betreft bijv. de beleidshistorie binnen een thema (de tijdlijn) en de relatie met andere modules binnen Politiek Portaal.

_{*de Minimum Viable Product – dit is de eerste versie van een product of dienst die zo vroeg mogelijk wordt uitgerold naar de klant}

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de NotuBiz Lange Termijn Agenda? Neem vooral contact op met uw accountmanager of consultant voor meer informatie. We kijken graag met u mee hoe de LTA-module voor u ingericht kan worden zodat u er snel mee aan de slag kan!