Gemeente Hulst twintigste klant digitale archivering

Gemeente Hulst is een trouwe klant van NotuBiz

Vanaf 2008 maakt gemeente Hulst gebruik van ons raadsinformatiesysteem (RIS) om de raadsagenda, documenten en audio- en/of videotulen in te verwerken. Dit betekent dat er in de afgelopen vijftien jaar veel (openbare) informatie digitaal is verwerkt die volgens de archiefwet tot in den eeuwigheid duurzaam bewaard dient te blijven. Een belangrijk argument voor de griffier – Dirk van Bunder – en de gemeente om deze informatie via het RIS archiefklaar te maken en uiteindelijk uit te leveren aan het E-depot van het archief (Zeeuws archief).

Gemeente Hulst maakt nu enkele maanden gebruik van de module digitale archivering en kan recordmanagement uitvoeren op de informatie binnen het RIS. Dit heeft de griffie al voor verschillende vergaderingen gebruikt, waardoor informatie tegen wijzigingen is beschermd en archiefklaar gemaakt kan worden.

Waarom digitale archivering?

De Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen informatie op een goede manier bewaren. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheden zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname van de vergaderingen van de raad en de commissies wordt gemaakt, dan moeten deze worden bewaard. Vanuit de Selectielijst archiefbescheiden worden agenda’s, verslagen, opnames en besluitenlijsten van de bestuurlijke besluitvorming onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Toepassing van deze selectielijst is vanuit de Archiefwet verplicht.

Dit betekent dus dat videotulen moeten worden gearchiveerd en na een periode van maximaal 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie.

NotuBiz steunt het goede doel SBNN Kenya

Naast griffier is Dirk ook al actief voor SBNN Kenya, een organisatie die zich inzet voor het opzetten en verbeteren van het onderwijs in Kenia. Als dank voor zijn inzet voor NotuBiz heeft onze organisatie een bedrag gedoneerd aan deze stichting.

In 2004 werd gestart met de steun aan twee basisscholen en nu bouwt SBNN aan infrastructuur van 28 publieke scholen. Dit heeft erin geresulteerd dat er momenteel ruim 10.000 kinderen in een gezonde en veilige omgeving onderwijs kunnen genieten aan de oevers van het Victoriameer. Ondanks de covid-19 pandemie heeft Dirk ook in de afgelopen twee jaar geprobeerd waar mogelijk dit project te ondersteunen in Kenia. Sinds 2019 werkt SBNN samen met de Wilde Ganzen. Voor meer informatie over dit project kunt u ook kijken op www.sbnn.nl