Een terugblik op een uitzonderlijk (corona) jaar

9 april 2020 – Eerste schaap over de dam

‍Inmiddels werken we alweer negen maanden in het ‘nieuwe normaal’. Sinds half december zijn de maatregelen weer verzwaard, waardoor het einde van de coronacrisis nog niet helemaal in zicht is. Gelukkig hebben lokale overheden met de Tijdelijke wet al sinds april de mogelijkheid om op afstand te vergaderen en besluiten te nemen. Om klanten in dit nieuwe werkproces te ondersteunen, hebben wij in de aanloop naar de wet een nieuwe module ontwikkeld, waarmee

• de griffie voorstellen digitaal in stemming kan brengen;
• raadsleden eenvoudig kunnen stemmen;
• inwoners direct de stemmingsuitslag in kunnen zien.

Gemeente Schouwen-Duiveland was op 9 april de eerste gemeente die hiermee aan de slag ging. Teun van Oostenbrugge, raadsgriffier van de gemeente, zag de ernst van de situatie in en schakelde snel met de griffie, het Presidium en NotuBiz om over te gaan op een volledig digitaal besluitvormingsproces. Ondanks de hectiek die het coronavirus in de eerste weken met zich meebracht, zag de griffier ook de positieve kant. “Wat opvalt is de creativiteit die ontstaat door meer en beter gebruik van bestaande middelen, maar ook door het snel ontwikkelen van nieuwe middelen.”

23 april 2020 – Steeds meer gemeenten vergaderen en stemmen digitaal
Na een voorzichtige start van verschillende overheden in de eerste week dat de Tijdelijke wet van kracht was, volgden in de weken daarna meer dan 100 klanten. Ook grote gemeenten zoals Amsterdam, Breda en Rotterdam en provincies zoals Overijssel en Zuid-Holland gingen aan de slag met digitaal vergaderen en digitaal stemmen. “Vooral de manier waarop de livestream, het vergadersysteem, het raadsinformatiesysteem en de stemmingstool samenkwamen was erg mooi om te zien. Daardoor ontstond er voor raadsleden en kijkers een goed beeld van de vergadering,” aldus Ruud Schoenaker, plaatsvervangend griffier bij gemeente Breda. “Tijdens de debatraad van donderdagavond 23 april hebben alle raadsleden zo aan alle stemmingen digitaal deel kunnen nemen met nagenoeg geen problemen.”

Ook in Rotterdam verliep de eerste digitale stemming erg goed. Met 41 raadsleden werd over 45 stemmingen een besluit genomen. “Ik ben heel erg blij dat we het hebben gedaan; dat in Rotterdam het digitale proces onze ‘normale’ besluitvorming heeft kunnen vervangen,” aldus Chantal Zeegers, vicevoorzitter tijdens de raadsvergadering van 23 april. “Daardoor heeft niet al te veel stilgelegen, met name in de voortgang van wat er allemaal in een stad als Rotterdam gebeurt.”

Juni 2020 – Grote onderwerpen trekken veel kijkers

‍Inwoners weten de digitale raadsvergaderingen naar mate de coronacrisis aanhoudt steeds vaker te vinden. Dat bleek ook op woensdag 10 juni tijdens de raadsvergadering van Amsterdam. Een vergadering die in veel opzichten historisch was. Niet alleen door het onderwerp van debat of de opstelling in de vergaderzaal (in verband met corona), maar óók door het unieke aantal burgers dat keek naar de livestream op het raadsinformatiesysteem van de gemeente. De uitzending werd namelijk online een kleine miljoen keer geraadpleegd door meer dan 300.000 unieke kijkers.

September en oktober 2020 – Lokale overheden blijven op afstand vergaderen en zoeken naar verdergaande digitaliseringsmogelijkheden

‍Na het zomerreces bleek dat het coronavirus ons land nog niet had verlaten. Voor veel overheden was het daardoor wenselijk of noodzakelijk om digitaal te blijven vergaderen en op afstand besluiten te nemen. Omdat niet alleen het vergaderproces digitaal verloopt, maar ook bijbehorende werkprocessen volledig vanuit huis moeten worden gefaciliteerd, werd er door veel gemeenten, provincies en waterschappen gekeken naar een volledig digitaal bestuurlijk besluitvormingsproces om te borgen dat de lokale democratie kon blijven draaien. Niet alleen via vergaderingen op afstand met een Microsoft Teams of Zoom meeting, maar ook via digitale stem- en ondertekenmodules. Naast de mogelijkheden van digitale live uitzendingen en digitaal stemmen, bieden wij onze klanten in deze tijden diverse oplossingen om het volledige werkproces te digitaliseren. Met de introductie van onze Digitale Handtekening kunnen documenten snel, eenvoudig én volledig digitaal worden ondertekend voor afhandeling van het besluitvormingsproces.

November en december 2020 – Aanhoudende coronavirus zorgt voor record aantal uitzendingen

‍De laatste maanden van 2020 waren, mede door het aanhoudende coronavirus, voor NotuBiz erg druk. Vooral omtrent de live uitzendingen van politieke vergaderingen hebben onze medewerkers hard gewerkt om alles soepel te laten verlopen. Samen met de technische helpdesk verzorgden zij in de maanden november en december zo per week gemiddeld 220 uitzendingen, waarin maar liefst 12.000 keer gestemd werd! De laatste weken van het jaar waren daarbij extra druk, waarvan week 48 de drukste week was met 243 succesvolle uitzendingen en 355 stemmingen, waar 685 raadsleden besluiten over hebben genomen.

In totaal werden zo bijna 15.000 stemmen uitgebracht. Dat is een uitzonderlijke hoeveelheid in deze bijzondere tijden. We zijn dan ook trots op de resultaten en de samenwerking met u als klant die tot deze succesvolle avonden heeft geleid!

Een artikel hierover is tevens in het Financieele Dagblad verschenen op 29 december.

2021 – NotuBiz ondersteunt een volledig digitaal bestuurlijk besluitvormingsproces

‍Ondanks corona hebben we omtrent de doorontwikkeling van onze producten en diensten niet stilgezeten. Politiek Portaal is continu in ontwikkeling om ervoor te zorgen dat u zo effectief en efficiënt mogelijk kunt werken. We realiseren daarvoor iedere maand nieuwe of verbeterde functionaliteiten die veelal samen met diverse klanten zijn ontwikkeld. Zo hebben we in 2020 aan onze nieuwe Record Management module verschillende aanvullende features toegevoegd die binnenkort live komen. Ook zijn we bezig geweest met het doorvoeren van optimalisaties omtrent digitale toegankelijkheid en informatiebeveiliging.

Afgelopen jaar hebben we ook veel tijd geïnvesteerd in de ontwikkeling van een volledig digitaal bestuurlijk besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal. Hiermee is het voor lokale overheden mogelijk om het vergader- en besluitvormingsproces van begin tot eind binnen één platform vorm te geven en te doorlopen. Van agenderen naar archiveren en van indiener naar inwoner. Alle stappen binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces zijn met de realisatie van diverse modules, zoals College- en Raadsvoorstellen, Hamer- en Bespreekstukken, Beleidshistorie en Record Management, binnen Politiek Portaal in te richten en uit te voeren.

Door gebruik te maken van slimme integraties kunnen voorliggende, tussenliggende en achterliggende systemen, zoals het zaaksysteem, het AV-systeem en het e-Depot, aan Politiek Portaal worden gekoppeld, waardoor slechts binnen één systeem hoeft te worden gewerkt omtrent het volledige vergader- en besluitvormingsproces.

Wilt u meer weten?

In de loop van 2021 zullen wij hier meer informatie over publiceren. Heeft u nu al vragen of interesse? Neem contact op met uw accountmanager.