Duurzaam archiveren van videotulen

“Als er audiovisuele verslagen (videotulen) van de vergaderingen gemaakt worden, moeten deze worden bewaard.”

‍

Wat zijn videotulen precies?

Zoals in de inleiding beschreven, bestaan videotulen niet alleen uit de opname van de vergadering. Videotulen zijn meervoudige en samenhangende informatiepakketjes die bestaan uit meerdere informatie-objecten, zoals de agenda, de vergaderstukken, de besluitenlijst en de verrijkte (met metadata aangevulde) video-opname. Ook de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden geeft het belang aan om te beseffen dat “videotulen niet alleen de beelden met geluid zijn, maar ook de verslagen die besproken worden zoals de agenda en de besluitenlijst”.

Moeten videotulen worden gearchiveerd?

De Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen informatie op een goede manier bewaren. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheden zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname van de vergaderingen van de gemeenteraad (of Provinciale Staten) en/of bestuurscommissies wordt gemaakt, dan moeten deze worden bewaard. Vanuit de Selectielijst archiefbescheiden worden agenda’s, verslagen, opnames en besluitenlijsten van de bestuurlijke besluitvorming onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Toepassing van deze selectielijst is vanuit de Archiefwet verplicht.

Dit betekent dus dat videotulen moeten worden gearchiveerd en na een periode van maximaal 20 jaar (per 2021: 10 jaar) worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie.

‍

“Videotulen bestaan uit diverse elementen en verschillende bestandsformaten die in samenhang moeten worden bewaard.”

‍

Waar moet u op letten bij het archiveren van videotulen?

Bewaren in samenhang

Videotulen bestaan uit verschillende elementen die bij elkaar een volledig beeld vormen van het besluitvormingsproces. Dit zijn allemaal verschillende bestandsformaten die in samenhang moeten worden bewaard. Zo kan worden geborgd dat de (politiek) context behouden blijft en het proces in de toekomst eenvoudig kan worden gereconstrueerd.

Metadatering

Om een goede bewaring van videotulen te borgen, moeten deze vanaf creatie zijn voorzien van de juiste metadata. Alleen zo kan het materiaal zonder verlies van betekenis en context door de tijd heen worden beheerd en ontsloten. De metadata moet daarom dan ook onderdeel zijn van de te archiveren videotulen. Dit geeft ook de VNG aan in de factsheet ‘Archivering audiovisuele verslagen van de raad‘. Voor de metadatering van digitale informatie van de overheid is een landelijke standaard beschikbaar; het TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden). Deze standaard geldt dus ook voor videotulen.

Archiefbeheer in het RIS (of SIS)

Het (tijdelijk) bewaren en beheren van videotulen en het aanleggen van een digitaal archief daarvoor gebeurt in het RIS (of SIS). Hier kan de unieke structuur van de videotulen optimaal worden ontsloten, waardoor deze doorzoekbaar en afspeelbaar zijn en blijven. Zo ontstaat een digitaal archief voor de videotulen die na verstrijken van de bewaartermijnen overgebracht kan worden naar een archiefbewaarplaats. Voor een volledige herbruikbaarheid van videotulen is het volgens rapporten van Archief2020 noodzakelijk dat alle contextinformatie uit het RIS functioneel beschikbaar blijft. Vanaf de creatie van videotulen tot en met de opslag in het e-Depot moeten deze doorzoekbaar en ook afspeelbaar zijn. De andere bij de gemeente (of provincie) in gebruik zijnde systemen, zoals een documentmanagementsysteem (DMS) of Record Management Applicatie (RMA) zijn daar niet op ingericht.

Als u aan de slag gaat met archiveren van videotulen is het dan ook van belang om dit te regelen vanuit het RIS (of SIS) en hierbinnen het informatie- en archiefmanagement in te richten. Dit kan eenvoudig met een Record Management module die conform de Archiefwet, de Selectielijst en NEN 2082 (of ISO 16175) archiefbeheer faciliteert.

‍

“Alleen door videotulen rechtstreeks vanuit het RIS of SIS te archiveren kan worden gewaarborgd dat er geen data verloren gaat en het besluitvormingsproces optimaal kan worden gereconstrueerd.”

‍

Archiveren vanuit het RIS (of SIS)

Omdat het belangrijk is dat videotulen in samenhang worden bewaard en gearchiveerd en gedurende de bewaartermijnen raadpleegbaar blijven, dienen videotulen na verstrijken van deze termijnen ook rechtstreeks vanuit het RIS (of SIS) overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie. Alleen zo kan worden gewaarborgd dat er geen data verloren gaat en het besluitvormingsproces optimaal kan worden gereconstrueerd.

Goede samenwerking met alle partijen

In het whitepaper ‘Digitaal archiveren vanuit een RIS, BIS of SIS’ geeft NotuBiz inzicht in een stappenplan om de duurzame toegankelijkheid van videotulen te realiseren. Het is daarbij belangrijk om alle disciplines die een rol spelen direct in het archiveringsproces te betrekken. Denk daarbij niet alleen aan de griffie, DIV en Informatiebeheer, maar ook aan Juridische Zaken, uw archiefinstelling (of e-Depot leverancier) en uw RIS leverancier. Goede communicatie en samenwerking tussen al deze partijen is noodzakelijk voor een goede en duurzame archivering van videotulen.

‍

“In 2020 heeft NotuBiz in samenwerking met Erfgoed Leiden en de gemeente Katwijk een succesvolle testopname van de videotulen in het e-Depot van Erfgoed Leiden gedaan.”

‍

Duurzame archivering van videotulen in de praktijk

De wereld van digitale archiefbewaarplaatsen, ook wel e-Depots genoemd, is momenteel nog volop in ontwikkeling. Door de unieke structuur van videotulen kunnen deze in een e-Depot nog niet op dezelfde wijze worden geraadpleegd als in het RIS (of SIS). Overbrengen naar een e-Depot in de vorm van een SIP-file is al wel mogelijk.

In 2020 heeft NotuBiz in samenwerking met Erfgoed Leiden en de gemeente Katwijk een succesvolle opname van de videotulen in het e-Depot (Preservica) van Erfgoed Leiden gedaan. In dit traject wordt nog gekeken naar een tweeweg koppeling met het e-Depot die zowel opname in het e-Depot als raadplegen uit het e-Depot in het NotuBiz platform zal gaan ondersteunen.

Op dit moment lopen verschillende andere proefoverdrachten met diverse e-Depot leveranciers. Eén van deze trajecten is de samenwerking met DE REE archiefsystemen, Streekarchief Langstraat Heusden Altena en gemeente Altena.

Whitepaper ‘Digitaal archiveren vanuit een RIS, BIS of SIS’

Wilt u meer weten over digitale archivering en de belangrijke stappen in het archiveringsproces? Vraag ons uitgebreide nieuwe whitepaper aan over digitaal archiveren vanuit een RIS, BIS of SIS. Hierin nemen wij u mee in het belang van digitale archivering, de wettelijke eisen en normen en leggen wij uit waarom u videotulen het beste vanuit een RIS, BIS of SIS kunnen worden gearchiveerd. Vraag direct het whitepaper aan!