Bijna twintig jaar NotuBiz: van klein familiebedrijf naar belangrijke ontwikkelpartner

Hoe het begon

NotuBiz is rond de millenniumwisseling ontstaan vanuit zusterbedrijf Notuleerservice Nederland. Toentertijd maakte de (lokale) overheid nog weinig tot geen gebruik van digitale verslaglegging en werden vergaderingen tekstueel vastgelegd. Tegelijkertijd bestond de vraag naar foutloze, complete en onafhankelijke verslaglegging. In dit landschap onderscheidde Notuleerservice Nederland zich direct met objectieve en hoogwaardige verslagen. Met behulp van geluidsopnames werden woordelijke notulen opgesteld door ervaren taalprofessionals. Een belangrijke ontwikkeling in 2002 was de invoering van het dualisme binnen de lokale overheid, met de griffier als onafhankelijk facilitator en adviseur van de gemeenteraad.

In deze tijd waren griffiers op zoek naar een betrouwbare partij om de verslaglegging te faciliteren en professionaliseren en tegelijkertijd de onafhankelijkheid van hun functie te waarborgen. Notuleerservice Nederland bood deze mogelijkheid en maakte een vliegende start. Met NotuBiz was een volgende stap snel gezet. Vergaderingen waren al in video- en/of audioformaat beschikbaar voor het opstellen van de notulen. Wat restte was het opknippen van deze bestanden in agendapunten. Dit was het begin van onze digitale verslaglegging, NotuRecord.

Transparantie en toegankelijkheid

Dit was tevens de start van een inspirerende samenwerking tussen NotuBiz en griffiers in heel Nederland. Veel griffiers toonden zich echte vernieuwers op hun vakgebied en uitten de wens om hun gemeenteraad nog beter te faciliteren en profileren. NotuBiz nam deze wens ter harte en ontwikkelde de mogelijkheid om vergaderingen ook uit te zenden via het internet, dat toen enorm in opkomst was. Door vergaderingen niet alleen achteraf, maar ook live online beschikbaar te maken voor inwoners, werd besluitvorming nog transparanter en toegankelijker. Veel griffiers voorzagen de functie en toekomst van een transparant besluitvormingsproces en al snel werd digitale verslaglegging en live-uitzenden veel gebruikt.

De gemeente Amsterdam was één van de eerste gemeenten die met dit systeem gingen werken om zo de kloof tussen politiek en inwoner te dichten. Gaandeweg ontstond een multimediaal informatiesysteem waarin digitale vergaderverslagen werden bewaard en gezocht kon worden op sprekers, notulenteksten en agendapunten.

Het raadsinformatiesysteem

De publieke tribune werd pas echt naar de huiskamer gebracht toen rond 2006 veel raadszalen werden voorzien van camera’s en live videoverslaglegging in hoge kwaliteit mogelijk werd. Veel klanten die al verslagleggingsdiensten afnamen, breidden dit steeds verder uit. De volgende stap voor NotuBiz was het ondersteunen van het gehele bestuurlijke vergader- en besluitvormingsproces en de werkprocessen die daarbij hoorden, waaronder het invoeren van agenda’s en documenten. Zo ontstond in 2009 een compleet raadsinformatiesysteem (RIS) waarmee informatie eenvoudig kon worden verspreid en ontsloten. De eerste digitale verspreiding van agenda’s en stukken vond plaats via e-readers op A4-formaat. Met dit systeem kreeg de raad een heel eigen plaats op het web met vergaderinformatie: een nieuwe structuur die ervoor zorgde dat veel bestaande systemen binnen de gemeente werden vervangen door het RIS.

Papierloos vergaderen

In 2010 nam deze manier van het verspreiden van raadsinformatie een grote vlucht met de introductie van de iPad. NotuBiz zag direct mogelijkheden om agenda’s en stukken digitaal te verspreiden via een app, zodat er papierloos gewerkt kon gaan worden, en introduceerde NotuBox. Gemakkelijk, overzichtelijk én milieuvriendelijk. Hierbij was de aanwezigheid van e-mail, internet en het raadplegen van stukken op één apparaat het begin van een multifunctionele manier van werken, waarbij de app de raadsinformatie dichtbij de gebruiker bracht en een volwaardige plaats kreeg naast het RIS op het web.

Integratie van alle diensten

In de tussentijd stond de ontwikkeling van digitale verslagen niet stil. De oorspronkelijke NotuRecord en NotuCast pagina werd voorzien van een moderne en gebruiksvriendelijke lay-out om de gebruikerservaring te verbeteren. Op deze pagina werden vergaderingen live en/of achteraf op een unieke wijze getoond aan het publiek en waren ook de agenda’s tegelijkertijd te raadplegen. Het RIS stond op dat moment nog los van de verslagleggingspagina’s, maar maakte wel gebruik van dezelfde techniek. Om de communicatie en synchronisatie tussen beide onderdelen te optimaliseren, werd in 2015 een project gestart om het digitale verslag, de webcasting en het RIS binnen één platform te integreren. Dit was het begin van Politiek Portaal zoals klanten dat nu kennen en de aftrap voor een integrale manier van werken met een modulair op te bouwen systeem voor het volledige bestuurlijke besluitvormingsproces.

Modulair op te bouwen

Alle diensten van NotuBiz werden met de lancering van Politiek Portaal (Beheer) geïntegreerd binnen één platform. Dit maakte het voor klanten mogelijk om vanuit één beheersysteem alle benodigde handelingen voor het vergader- en besluitvormingsproces uit te voeren. Daarnaast leende het nieuw ontwikkelde platform zich bij uitstek voor het modulair opbouwen van de gewenste oplossing voor iedere klant. Door gebruik te maken van de diverse diensten en modules die op Politiek Portaal konden worden aangesloten, konden klanten hun eigen Politiek Portaal opbouwen dat volledig aansloot bij hun specifieke werkproces.

Toegankelijkheid van audiovisuele verslagen

Ontwikkelingen in de markt stonden in de tussentijd niet stil. Ook naar aanleiding van wet- en regelgeving ontstonden wensen en behoeftes bij klanten op het gebied van de digitale verslaglegging. Om hen te ondersteunen in de verplichtingen omtrent digitale toegankelijkheid bood NotuBiz vanaf 2016 de mogelijkheid om ondertiteling toe te voegen aan het audiovisuele verslag van een vergadering. Deze ondertiteling was op dat moment gebaseerd op een letterlijk, tekstueel verslag. Met slimme software kon dit verslag aan de audiovisuele opname worden gekoppeld, waardoor ondertiteling beschikbaar kwam.

Door te blijven investeren in deze software kwam hier begin 2019 de mogelijkheid bij van automatische, door software gegenereerde ondertiteling. Eerst alleen na afloop van de vergadering, maar snel werd het, d.m.v. onze geavanceerde spraakherkenningssoftware, ook mogelijk om vergaderingen live te ondertitelen. Zo werden de verslagen van NotuBiz als eerste in Nederland volledig digitaal toegankelijk.

Van agenderen naar archiveren

Informatie binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces, waaronder de integrale audiovisuele verslagen van vergaderingen, komen op grond van de Archiefwet in aanmerking voor blijvende bewaring en moeten worden gearchiveerd. Deze archivering kan wegens de integraliteit en context van de informatie het beste vanuit het bronsysteem, in dit geval het RIS, worden uitgevoerd. Dit betekent dat klanten van NotuBiz vóór overbrenging naar een archief al moeten zorgen dat alle informatie op de juiste manier wordt bewaard en beheerd. Om klanten op dit gebied te ontzorgen, startte NotuBiz in 2019 met de ontwikkeling van een archiveringsoplossing binnen Politiek Portaal, waarmee recordmanagementfunctionaliteiten beschikbaar werden.

Hiermee werd het voor klanten mogelijk om het besluitvormingsproces van begin tot eind – van agenderen naar archiveren – binnen Politiek Portaal in te richten en te faciliteren.  Zo kan informatie eenvoudig en overzichtelijk worden bewaard en kunnen de benodigde voorbereidingen worden getroffen voor de uiteindelijke overbrenging naar een archiefbewaarplaats, zoals een e-depot.

Van indiener naar inwoner

De afgelopen jaren is er, mede dankzij de toegenomen technische mogelijkheden, een steeds grotere behoefte in de markt naar een volledig geïntegreerd werkproces. Het dualisme is nog steeds een belangrijk onderdeel van de lokale democratie, maar voor een zo efficiënt en effectief mogelijk besluitvormingsproces is een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen en systemen van groot belang. Waar NotuBiz in 2001 begon als leverancier van een digitale verslagleggingsoplossing voor de raad, zijn wij gaandeweg uitgegroeid tot leverancier van het volledige bestuurlijke besluitvormingsproces voor de gehele organisatie. Daarbij faciliteren wij allang niet meer alleen de raad en de griffie, maar ondersteunen ook het college en het secretariaat.

Met diverse nieuw ontwikkelde modules is het binnen Politiek Portaal hedendaags mogelijk om verschillende gebruikers vanuit diverse rollen en functies te faciliteren. Zo kunnen ambtenaren ingediende voorstellen binnen Politiek Portaal gemakkelijk volgen, kunnen het secretariaat en de griffie vergaderingen eenvoudig voorbereiden en stukken verspreiden, kunnen college- en raadsleden optimaal papierloos vergaderen en hebben inwoners direct toegang tot alle (publieke) informatie. Zo ondersteunt NotuBiz vanuit één platform een volledig integraal werkproces voor alle gebruikers; van indiener naar inwoner. In combinatie met de modulaire opbouw van het systeem kunnen klanten Politiek Portaal volledig naar eigen wens en behoefte inrichten, toegespitst op hun specifieke vergader- en besluitvormingsproces.

Duurzame relaties

Door de jaren heen is NotuBiz uitgegroeid van een klein familiebedrijf met enkele medewerkers, tot een belangrijke ontwikkelpartner met een enthousiast team van toegewijde professionals. We hadden dit echter niet kunnen doen zonder onze klanten. We zijn dan ook trots op wat we samen met onze klanten hebben bereikt. NotuBiz startte in 2001 met een enkele klant en ondersteunt momenteel meer dan 250 lokale overheden. Overheden zoals gemeente Vlaardingen, die al sinds het begin klant is bij NotuBiz. We hechten veel waarde aan deze duurzame relaties met klanten. Op deze wijze kunnen we samen bouwen aan de toekomst van de lokale overheden. Door met klanten te co-creëren kunnen we alle gebruikers optimaal blijven faciliteren in veranderende wensen en behoeften en een efficiënt en effectief besluitvormingsproces.

NotuBiz in 2021

Waar NotuBiz ooit begon als raadsondersteuner, zijn we door de jaren heen uitgegroeid tot een samenwerkingspartner voor de lokale overheid om het volledige bestuurlijke besluitvormingsproces efficiënt te faciliteren. Zo zijn wij er voor alle gebruikers van agenderen naar archiveren en van indiener naar inwoner. In 2021 focust NotuBiz zich op het faciliteren van dit integrale werkproces en de ondersteuning van diverse de stakeholders. Waar in 2020 veel functionaliteiten zijn ontwikkeld, is het in 2021 – twintig jaar na de oprichting van NotuBiz op 6 april 2001 –  tijd om klanten kennis te laten maken met alle mogelijkheden in Politiek Portaal en samen met elkaar te bouwen aan een zo efficiënt en effectief mogelijk besluitvormingsproces voor alle gebruikers.

NotuBiz organiseert webinarreeks

Als organisatie zijn we trots op wat we samen met onze klanten hebben kunnen en mogen ontwikkelen de afgelopen twintig jaar. Om de aankomende jaren goed in te luiden, nodigen we al onze klanten en andere geïnteresseerden uit voor een feestelijk digitaal moment op dinsdag 6 april 2021. Tijdens een live webinar nemen wij u mee door de ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Daarnaast geven onze experts verschillende andere webinars gedurende de hele week om ons twintig jarig bestaan te vieren.

Bent u er ook bij? Op onze webinars-pagina vindt u alle informatie over de verschillende webinars. Binnenkort ontvangen alle klanten een officiële uitnodiging en kan iedereen zich inschrijven!