Besluitvorming ten tijde van corona

De afgelopen jaren is het bestuurlijke vergader- en besluitvormingsproces door technologische ontwikkelingen steeds digitaler geworden. Waar stukken voorheen via de post bij vergaderdeelnemers werden bezorgd, beschikken veel lokale overheden tegenwoordig over een papierloos vergaderoplossing waarmee stukken digitaal worden verspreid. Door corona is de digitalisering in een stroomversnelling gekomen en is er nóg meer digitaal mogelijk. Door de beperking op fysieke bijeenkomsten moesten verschillende procesonderdelen van fysiek in korte tijd ook op afstand worden gefaciliteerd. Zo ook voor de besluitvorming van de raad, maar hoe kunt u dit volledig digitale proces efficiënt inrichten zodat u effectief op afstand kunt vergaderen?

5 stappen voor een volledig digitale besluitvorming

Hieronder treft u de vijf belangrijkste stappen om het vergader- en besluitvormingsproces op afstand vorm te geven:

1. Voorbereiden op afstand

Voor een volledig digitale vergadering is het belangrijk dat agenda’s en vergaderstukken digitaal toegankelijk zijn voor vergaderdeelnemers en geïnteresseerde inwoners. De vergaderagenda van een specifieke vergadering kan via Politiek Portaal volledig op afstand (digitaal) worden opgesteld en inclusief de bijbehorende vergaderstukken online worden gepubliceerd. Stukken zijn daarmee online via het web en/of de vergaderapp beschikbaar, waardoor een vergadering volledig digitaal kan worden voorbereid. Via de gedeelde notitie-functie kan zowel vóór als tijdens de vergadering door de vergaderdeelnemers onderling worden gecommuniceerd.

2. Vergaderen op afstand (digitale openbaarheid)

Vanwege corona is het in veel gevallen nog niet mogelijk of niet wenselijk om een fysieke vergadering te houden. Dit betekent dat raads- en commissievergaderingen veelal (nog) op afstand worden georganiseerd en digitaal plaatsvinden. Deze vergaderingen kunnen via onze module voor vergaderen op afstand, NotuCall, volledig digitaal en op afstand worden gefaciliteerd. Via een audio en/of video conferentie (via bijv. Microsoft Teams) ingericht of ondersteund door NotuBiz, is digitale beraadslaging, met in achtneming van een goede vergaderdiscipline, eenvoudig mogelijk. Door deze vergadering live uit te zenden via de NotuBiz (externe) Media Encoder kunnen inwoners deze beraadslaging direct volgen en wordt tevens voldaan aan de voorwaarde van volledige openbaarheid, waardoor besluitvorming op afstand ook mogelijk is. Zo kan digitaal het debat worden gevoerd en kan het democratische proces doorgang vinden.

3. Stemmen op afstand (digitaal stemmen)

Om besluitvorming op afstand mogelijk te maken, is het voor vergaderdeelnemers noodzakelijk dat zij veilig digitaal kunnen stemmen op voorstellen, moties en/of amendementen. Dit stemmen op afstand wordt binnen Politiek Portaal eenvoudig en snel mogelijk gemaakt via onze stemmodule NotuVote. Met deze module kunnen beheerders alle benodigde stemmomenten binnen de beheeromgeving gemakkelijk aanmaken om tijdens de vergadering op het gewenste moment (bij het betreffende agendapunt) in stemming te brengen. Ten tijde van de vergadering kunnen stemgerechtigde vergaderdeelnemers vervolgens via een gebruiksvriendelijke interface hun stem uit brengen. Voor publiek is de uitslag na sluiting van de stemming direct te zien op de pagina van de digitale vergadering, inclusief overzichtelijke diagrammen van stemmingsuitslagen, inzicht in stemgedrag per fractie én van afzonderlijke leden. Met NotuVote kunt u zo in slechts een aantal eenvoudige stappen stemmingen digitaal laten plaatvinden!

4. Ondertekenen op afstand (digitale handtekening)

Na afloop van de vergadering dient er een besluitenlijst te worden opgesteld met een overzicht van alle stemmingsuitslagen. Om de besluiten in deze lijst te bekrachtigen dient deze besluitenlijst te worden ondertekend. In tijd van corona is het niet altijd mogelijk om hiervoor een natte handtekening op te halen. Om klanten hierin te ondersteunen, biedt NotuBiz in samenwerking met ValidSign de module ‘Digitale Ondertekening’. Met deze module kunt u snel en eenvoudig documenten digitaal, én dus op afstand, voorzien van een rechtsgeldige handtekening.

5. Digitale archivering

Met het publiceren van de ondertekende besluitenlijst is het besluitvormingsproces afgesloten. De informatie binnen dit proces blijft daarmee voor langere tijd toegankelijk voor alle geïnteresseerden. Volgens de Archiefwet dient deze informatie niet alleen nu toegankelijk te zijn, maar ook permanent gearchiveerd te worden om een duurzame (toekomstige) toegankelijkheid te borgen. Binnen Politiek Portaal Beheer kunnen via onze gebruiksvriendelijke archiveringsoplossing eenvoudig alle voorbereidingen worden getroffen voor een juiste archivering van stukken volgens de Archiefwet. Bewaar- en overdrachtstermijnen worden ingesteld voor elk gremium, waardoor direct inzichtelijk is wanneer stukken vernietigd of overgedragen moeten worden. Ook overbrenging kan binnen Politiek Portaal Beheer met één druk op de knop worden geregeld. Zo wordt niet alleen het vergader- en besluitvormingsproces digitaal én op afstand doorlopen, maar kan ook archivering volledig digitaal plaatsvinden.

Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? Vraag het whitepaper aan!