Stel eenvoudig een compliant digitaal archief op

Waar voorheen het besluitvormingsproces volledig fysiek en op papier verliep, is informatie tegenwoordig grotendeels digitaal beschikbaar. Dat betekent dat archiefstukken niet langer in stoffige dozen in een kast staan, maar in een database zijn opgeslagen. Dat betekent dat ook archivering digitaal plaatsvindt. Daarvoor moeten lokale overheden zich aan de Archiefwet houden. Met NotuBiz beschik je over alle functionaliteiten voor een volledig compliant archiveringsproces.

Onze kracht

Wat zijn de voordelen?

Maak jouw informatie eenvoudig duurzaam toegankelijk

Informatie enkel digitaal bewaren is voor duurzame toegankelijkheid niet voldoende. Anders dan papier is digitale informatie zonder specifieke voorzorgen later namelijk niet meer vindbaar of toegankelijk. Het is dus van groot belang dat er kwalitatief archiefbeheer plaatsvindt om de digitale informatie, zoals videotulen en vergaderstukken, archiefwaardig te maken én te houden. Onze oplossing voor digitale archivering maakt het mogelijk om eenvoudig en overzichtelijk uw informatie voor te bereiden op overbrenging naar een digitaal archief, ook wel een e-Depot genoemd.

Gebruiksvriendelijk beheer

Via de beheeromgeving kunnen beheerders snel en eenvoudig vergaderingen bevriezen en doorzetten voor overbrenging of vernietiging. Alles centraal vanuit één platform.

Behoud de politieke context

Binnen ons digitaal archief wordt informatie zonder verlies van betekenis en context door de tijd heen beheerd en ontsloten, onafhankelijk van de systemen waarin deze beschikbaar zijn.

Voldoe aan alle regelgeving

Met onze archiveringsmodule voldoe je eenvoudig aan de Archiefwet en ISO 16175. Met het NotuBiz digitale archief ben je zo verzekerd van een volledig compliant archiveringsproces.

Eenvoudige overbrenging

Door slimme koppelingen met e-Depots kan informatie vanuit Politiek Portaal eenvoudig worden overgebracht. Na overbrenging kunnen vervolgens de benodigde verklaringen en aktes worden gegenereerd.

Extra ondersteuning

Welke ondersteuning past bij jouw eisen en wensen?

Politiek Portaal is modulair op te bouwen. Je kiest zelf welke diensten en modules het beste bij jouw wensen en behoeftes past. Zo sluit onze oplossing altijd aan bij jouw specifieke werkproces! Ook ons digitaal archief is naar wens uit te breiden en kent verschillende functionaliteiten.

Bewaren en bevriezen

Informatie blijft op de juiste manier bewaard op basis van bewaartermijnen vanuit de Selectielijst. Vergaderingen kunnen worden bevroren om authenticiteit en persistentie te borgen. Zo blijft deze altijd beschikbaar en openbaar raadpleegbaar.

Recordmanagement

Informatie kan op de juiste wijze worden beheerd tot de bewaartermijn nadert of is verstreken. Daarna kan deze informatie worden vernietigd of overgebracht met goedkeuring van de archivaris, inclusief eventuele beperking van openbaarheid.

Overbrengen en archiveren

Na het eventueel beperken van de openbaarheid of uitzonderen van vernietiging kunnen de archiefbescheiden via SIP-files worden overgedragen op basis van de TMLO standaard, inclusief belangrijke aktes en verklaringen.