“NotuBiz blijft meedenken om het werk voor de raad steeds eenvoudiger te maken”
Gemeente Nunspeet is al meer dan twaalf jaar klant van NotuBiz. We spreken Jan van den Broek, griffier van de gemeente Nunspeet, over zijn werk bij de gemeente en de relatie met NotuBiz.
Binnen de gemeente Nunspeet spelen veel ontwikkelingen; de druk vanuit regionale samenwerkingen, de komst van de Omgevingswet, tekorten in het sociaal domein en de duurzaamheidsopgave. Zelfs daarnaast lopen er nog een aantal grote, lokale projecten. Er komt dus genoeg af op de raad en als raadsgriffier ondersteunt Jan van den Broek het raadswerk waar mogelijk. “Dat scheelt raadsleden veel tijd.”
In het Raadsinformatiesysteem(RIS) van de gemeente staat een gedeelde agenda; hier hebben alle raadsledentoegang toe. Jan: “De gedeelde agenda werkt erg prettig. Raadsleden kunnen zo zelf agendapunten toevoegen, waardoor het niet eerst via of over verschillende kanalen hoeft. Dat is voor een efficiënte voortgang van het raadswerk heel fijn en handig.”
“De software van NotuBiz scheelt de raadsleden heel veel tijd.”
Jan is als raadsgriffier altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden om het werk voor én met de raad effectiever te maken. Daar vindt hij NotuBiz een goede sparringpartner in. “Ik zou bijvoorbeeld graag alle e-mails gestructureerd binnen willen laten komen, zodat ze niet op één grote hoop belanden. En zo zijn er meer ideeën waar ik het gesprek met NotuBiz altijd mee aan mag én kan gaan,” vertelt hij. NotuBiz is voortdurend bezig met doorontwikkeling en innovatie en vindt de input van klanten daarbij heel belangrijk. Jan: “NotuBiz staat echt open voor nieuwe ideeën en blijft meedenken om het werk voor de raad steeds eenvoudiger te maken.”
Om steeds voorop te lopen met digitale verslaglegging en te horen waar er behoefte aan is, organiseert NotuBiz jaarlijks verschillende gebruikersbijeenkomsten. Ook Jan vindt dit belangrijk. “Als we kunnen, gaan we graag naar de verschillende gebruikersbijeenkomsten die NotuBiz organiseert. De bijeenkomsten zijn altijd praktisch en zeer leerzaam. Daarnaast is het ook goed en leuk om andere griffiers te spreken en van elkaar te leren.”
“Het is voor inwoners heel fijn dat ze alle stukken over een bepaald onderwerp heel gemakkelijk kunnen zoeken en inzien.”
Het RIS wordt ook ingezet in de communicatie naar inwoners. De gemeente vindt het belangrijk dat inwoners goed geïnformeerd zijnen zich betrokken voelen bij het werk van de gemeente. De eerste stap op de participatieladder is dan ook niet voor niets die van informeren. Jan: “Als er een onderwerp wordt besproken waarbij belanghebbenden betrokken zijn, krijgen zij een brief met een verwijzing naar het RIS. Ik heb in al die jaren nog nooit gehoord dat er iets niet duidelijk was. Het is voor de burger heel fijn dat ze alle stukken over een bepaalde kwestie heel gemakkelijk kunnen zoeken en inzien.”
Als er vragen zijn vanuit de griffie of onduidelijkheden over nieuwe toevoegingen in het RIS, heeft de gemeente een vast contactpersoon op de Customer Care afdeling van NotuBiz. Jan: “Dat werkt erg prettig. Ook mijn collega’s op de griffie zijn hier erg over te spreken. Als er iets is, kunnen we dat altijd bij NotuBiz neerleggen. Vragen of onduidelijkheden worden altijd keurig opgelost.”
“Met NotuBiz lopen we altijd een stap voor op het gebied van digitale verslaglegging.”
.svg){kind=icon}